Kalenterikilpasista kohti oman työn hallintaa – 7 vinkkiä
En saanut taas mitään aikaiseksi töissä! Kuinka usein päivän jälkeen on tämä fiilis?
Aikaisemmin tämä oli itsellä jokapäiväistä. Pikkuhiljaa aloin kyseenalaistamaan sen hetkisen työskentelykulttuurin ja kysyin itseltäni voisiko kaiken tehdä viisaammin?
Meillä jokaisella on varmasti ihanne, toive siitä kuinka työt pitäisi suorittaa. Tällaisilla minä-ihanteilla luodaan itselle stressiä ja huonoa omatuntoa, kun ei saavutetakaan itselle asetettua ihannetasoa. Ensimmäinen askel kohti helpompaa arkea on omien ajatuksien tiedostaminen, haitallisten ihanteiden tunnistaminen ja viimeiseksi niistä irti päästäminen.
Toinen harhaan johtava ajattelumalli on se, että olemme tehokkaimmillamme, kun kalenterimme ovat täynnä. Tehostamisen ajatus on mennyt siihen suuntaan, että pitää ottaa työajasta löysät pois ja kiire on tavoiteltava tila. Kiireen kumminkin pitäisi olla hälytysmerkki siitä, ettei aikaa oikeasti käytetä tehokkaasti hyödyksi. Jokaisen kalenterissa pitäisi olla aikaa niin suunnittelemattomille ad hoc-tilanteille kuin omalle ajatustyöllekin.
Kuinka sitten siirtyä tuosta iänikuisesta kalenterin kanssa kilpaa juoksemisesta johtamaan omaa työtä?
7 vinkkiä oman työn johtamiseen
- Suunnittele aina seuraava päivä
- Aina ei päivä mene niin kuin ajattelet, mutta hallinta on kumminkin sinulla
- Kalenteroi vakiotapahtumia.
- Sähköpostin lukemiset ja muut päivittäin tapahtuvat toimenpiteet
- Valitse päivälle kolme asiaa mikä pitää olla sinä päivänä tehtynä
- Kolme ei ole mahdoton toteuttaa ja kaiken lisäksi on myös aikaa ad hoceille
- Kalenteroi jokaiseen päivään ajatteluaikaa
- Työt eivät etene, jos et saa rauhassa työstää asioita.
- Jokaiselle palaverille bufferit
- Et pysty hallitsemaan sitä, miten muut buukkaavat sinulle kokouksia, joten anna itsellesi siirtymäaikaa kalenteroimalla ennen ja jälkeen kokouksen palauttavaa aikaa.
- Hyödynnä etätyötä ja offline-tilaa
- Rauhoita työaika sen hetkiselle tekemiselle. Puoli päivää toimistolla, toinen puoli kotona. Iltapäivä rauhoittuu sinun omalle työllesi.
- Ole armollinen itsellesi ja pidä palautumishetkiä päivän lomassa
- Muutos ei tule hetkessä. Kaikkea ei tarvitse heti omaksua, vaan lähteä pienin askelin muuttamaan omaa toimintaa. Muista myös palautuminen, niin työpäivän lomassa kuin työpäivän jälkeen.
Muutos voi alussa tuntua oudolta niin itsestä kuin työkavereista, mutta oman työn säännönmukaisella johtamisella on mahdollista päästä kalenterin herraksi ja se on hyödyksi koko työyhteisölle.
Kirjoittaja Sara Jormakka työskentelee TietoAkselissa HR-palveluiden palvelupäällikkönä.
Katso myös:
Bisnes kasvaa, kun ihminen kasvaa – mistä keinot kasvun tukemiseen?