Taloushallinnossa ei ole varaa huonoon laatuun
Laatu on toiminnan ja tuotteiden virheettömyyttä eli vaatimusten ja normien mukaisuutta. Sen voi ajatella olevan myös toiminnan kykyä vastata odotuksiin.
Taloushallinnossa lait ja asetukset asettavat kriteerit työn tuloksille. Tämän lisäksi toimintaan vaikuttavat asiakkaiden toimeksiantosopimukset ja muut asiakkaan kanssa sovitut käytännöt, Taloushallintoliiton toimialastandardi TAL-STA, organisaatiossa yhteisesti sovitut käytännöt ja toimintatavat sekä organisaation visio, missio ja arvot.
Meillä TietoAkselissa on käytössä DNV:n (Det Norske Veritas) sertifioima ISO 9001 -standardin mukainen laadunhallintajärjestelmä. Laadunhallintajärjestelmämme avulla pystymme osoittamaan kykymme toimittaa jatkuvasti asiakasvaatimukset ja lakisääteiset vaatimukset täyttäviä laadukkaita palveluja. Tässä blogissa kerron lisää, mitä laatutyö tarkoittaa ja miksi se hyödyttää asiakasta.
Laatu varmistetaan auditoinneilla
DNV suorittaa laadunhallintajärjestelmämme määräaikaisarvioinnit kerran vuodessa. Ulkopuolisen luokituslaitoksen vuosittain tekemillä auditoinneilla varmistetaan, että organisaatiomme noudattaa jatkuvasti ISO 9001 -standardin vaatimuksia.
Ulkoisten auditointien lisäksi teemme sisäisiä auditointeja. Sisäinen auditointi on riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jonka tehtävänä on tukea liiketoiminnan tavoitteita.
Sisäistä auditointia voidaan käyttää apuna esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- poikkeamien havaitseminen ja korjaaminen
- koulutustarpeiden tunnistaminen
- objektiivisten tosiasioiden hankkiminen päätöksenteon tueksi
- organisaation vahvuuksien ja heikkouksien löytäminen
- kehityskohteiden tunnistaminen
- ongelmanratkaisumenettely
- potentiaalisten riskien tunnistaminen
Sisäisen auditoinnin tavoitteena on paitsi standardin asettamien vaatimusten täyttäminen myös organisaation sitouttaminen laatuajatteluun ja organisaation toiminnan jatkuva parantaminen.
Poikkeama on aina mahdollisuus kehittyä
Kun palvelu tai lopputuote ei vastaa sille asetettuja laatutavoitteita, syntyy poikkeama. Poikkeamia syntyy kaikissa organisaatioissa. Oleellista on, kuinka poikkeamiin suhtaudutaan ja miten niiden toistuminen ehkäistään.
Meillä TietoAkselissa on käytössä kattava poikkeamienhallintaprosessi, jonka puitteissa poikkeamat käsitellään. Toimiva poikkeamienhallintaprosessi vaatii kaikkien työntekijöiden sitoutumista, hyvää luottamusta ja yhteishenkeä organisaation sisällä sekä halua kehittää työn tekemisen prosesseja jatkuvasti.
Poikkeamienhallintaprosessin puitteissa poikkeamat havaitaan ja ne katselmoidaan asianmukaisesti. Poikkeaman syyt selvitetään ja sen korjaamisessa tarvittavat toimenpiteet määritellään ja toteutetaan. Suoritetut korjaustoimenpiteet tallennetaan ja katselmoidaan.
Poikkeamienhallinta on tärkeä osa ISO 9001 -standardia, jonka tavoitteena ei ole etsiä vain virheitä, vaan parantaa työyhteisön toimintatapoja pitkällä tähtäimellä.
Laatutyö maksaa, mutta virheet vielä enemmän
Laadunhallintajärjestelmän ylläpitäminen ja auditoinnit aiheuttavat kustannuksia, mutta panostus ennaltaehkäisevään laatutyöhön, prosessien hiomiseen ja esimerkiksi henkilöstön kouluttamiseen tulee lopulta halvemmaksi kuin virheiden korjaaminen sekä siitä johtuvat mahdolliset hyvitykset tai vahingonkorvaukset.
Huono laatu aiheuttaa helposti myös imagohaittaa yritykselle ja pahimmillaan asiakasmenetyksiä. Mitä enemmän laatuun kiinnitetään huomiota ja toimitaan proaktiivisesti palveluiden laadun edistämiseksi, sitä edullisemmaksi laatu lopulta tulee.
Taloushallintopalveluiden tuottajalla laatutyö ei lopu koskaan: prosessit muuttuvat lakien ja asetusten asettamien muutosten puitteissa, tietojärjestelmät vaihtuvat tai niihin tulee uusia ominaisuuksia. Taloushallintoalan työntekijöiden tulee olla ajan hermoilla asiakkaita palvellessaan ja yritysten prosessien on tuettava tätä työtä parhaalla mahdollisella tavalla.
Asiakkaana kannattaakin omalta palveluntarjoajalta edellyttää hyvää laatutasoa ja sen jatkuvaa kehittämistä. Taloushallinnossa ei yksinkertaisesti ole varaa huonoon laatuun. Virheitä voi sattua jokaiselle, mutta otetaanko niistä opiksi oikeasti – se lopulta ratkaisee.
Sparraillemme mielellämme kanssasi yrityksesi taloushallinnon laadusta ja siihen liittyvistä kehittämistarpeista, ole rohkeasti yhteydessä!
Kirjoittaja Veera Viippola työskentelee kehityspäällikkönä TietoAkselilla huolehtien laadunhallintajärjestelmän toimivuudesta ja kehittämisestä.