Kuusi kohtaa joilla selvität yrityksesi luottopolitiikan toimivuuden
Rahoitatko tietämättäsi? Kello tikittää. Kun kassa kolisee tyhjyyttään ja hiki hiljalleen kirpoaa yrittäjän otsalle kulujen painaessa päälle, ollaan kassanhallinnan näkökulmasta jo auttamattomasti myöhässä.
Vahva luottopolitiikka rakentuu neljästä asiasta:
1. Taustatyö ja asiakasvalinta
Nykyään yhä useampi yritys tekee asiakasvalintaan ja kohderyhmään liittyvää selvitystyötä. Tarkoituksena on välttää resurssien upottaminen kohteeseen, josta ei lopulta synny muuta kuin hukkaan heitettyä aikaa ja rahaa, tai jonka tarpeet eivät kohtaa yrityksen omien intressien kanssa.
Tarjouslaskentaan ja sopimusneuvotteluihin käytetty aika on pahimmassa tapauksessa mennyt hukkaan, jos sitä ennen ei ole tehty minkäänlaista taustatyötä asiakkaasta tai hänen maksukyvystään. Tietojen hankkimatta jättäminen on myyjälle ja hänen edustamalleen yritykselle aina riski. Kukaan ei halua asiakkaaksi sellaista yritystä, joka pahimmillaan jättää sopimusvelvoitteensa hoitamatta tai levittää yrityksestä valheellisia ja ikäviä kommentteja.
Luottosuunnitelmaan kannattaa siis kirjata toimenpiteet, joilla pyritään selvittämään asiakkaan tausta ja maksukyvykkyys ennen kuin myyjä lähtee asiakasta sen enempää liehittelemään.
2. Sitoutunut henkilöstö
Parhaan lopputuloksen luottopolitiikan rakentamisessa saa hyödyntämällä yritysjohdon, myynnin ja taloushallinnon edustajien tietämystä ja näkemyksiä juuri omalle yritykselle sopivista luottokriteereistä. Johdon ja esimiestason tehtävänä on puolestaan jalkauttaa sovitut käytännöt koko yritykseen osaksi päivittäistä työskentelyä.
On tärkeää, että koko yrityksen henkilöstö sitoutuu yhtenäisesti noudattamaan määriteltyä luottopolitiikkaa. Silloin ei haittaa, vaikka potentiaalinen ostaja lähtisi kalastelemaan lupausta paremmasta sopimuksesta joltain toiselta yrityksen edustajalta sen jälkeen, kun on ensin saanut kielteisen tai omasta mielestään huonon tarjouksen alkuperäiseltä myyjältä. Yhtenäinen rintama viestii positiivisella tavalla yrityksen toiminnasta, ja osaltaan ehkäisee vastaavien tilanteiden syntymistä tulevaisuudessa.
3. Toimiva laskutus ja suunnitelmallinen sopimuksenteko
Maksuajan pituutta elinkeinonharjoittajien välisessä kaupankäynnissä säätelee nykyisellään laki, mutta etenkin suurilla yrityksillä on valitettavasti edelleen valta sanella pienemmille toimittajilleen harmillisen pitkät maksuajat ota tai jätä -politiikkansa suojista. Annetun maksuajan pituudella on suora vaikutus yrityksen maksuvalmiuteen ja kannattavuuteen, joten jo sopimuksesta neuvoteltaessa tulisi pontevasti pyrkiä saamaan maksuehto mahdollisimman lyhyeksi ja realistiseksi.
Tehokkuutensa huippuun hiottu ja oikea-aikainen myyntilaskuprosessi on kuitenkin se kassanhallinnan elintärkein ominaisuus. Laskutusperusteen täyttyessä tiedon tulisi välittömästi lähteä laskutukseen, sillä ei ole mitään syytä odottaa viikkoa tai kuukautta ennen laskun lähetystä. Jokainen viivyttelyyn käytetty päivä on yksi päivä kauemmas siitä hetkestä, kun saatava viimein kotiutuu pankkitilille.
Laskutuksen oikeellisuutta tulee myös aktiivisesti seurata, sillä hyvityslaskut ja reklamaatiot syövät yrittäjän aikaa ja pidentävät saatavien kiertoaikaa tarpeettomasti.
Laskutuksen yhtenäiset käytännöt ja toimintatavat, asianmukaiset ohjelmistot, vakioidut laskutukseen liittyvät sopimusehdot sekä sujuva tiedonkulku ovat niitä ominaisuuksia, joiden avulla tehokas ja toimiva laskutusprosessi syntyy, elää ja voi hyvin tulevaisuudessakin.
4. Tuloksellinen saatavien seuranta ja perintäprosessi
Viikoittaista myyntisaamisten tarkastelua ja viivästyneiden saatavien perintää voidaan ajatella varhaisen puuttumisen mallina. Mitä nopeammin maksuviiveisiin puututaan, sitä epätodennäköisemmin niistä muodostuu aikanaan luottotappioita.
Mikäli vapaaehtoinen perintä ei kuitenkaan tuota toivottua tulosta, ei ole syytä epäröidä ammattimaisen perintätoimiston palveluihin tukeutumista. Perintätoimisto auttaa yritystä viemään saatavansa oikeudelliseen käsittelyyn ja tekee tarvittaessa konkurssivalvontaa sekä jälkiperintää yrittäjän puolesta.
Perintäprosessin suunnitelmallisuus on avain sen tuloksellisuuteen. Yrityksen luottosuunnitelmaan kannattaa siis kirjata, millä syklillä saatavia tarkastellaan, milloin lähetetään ensimmäinen muistutus, ja monenko muistutuksen jälkeen saatava siirretään perintätoimistolle käsiteltäväksi. Aina tulee myös huomioida päätösvalta sekä vastuu luottopolitiikan käytäntöjen toteuttamisesta.
Kannattaa myös muistaa, että aktiivinen saatavien seuranta ja perintä viestii ulospäin yrityksen suunnitelmallisesta ja tehokkaasta toiminnasta.
Onko yrityksenne luottopolitiikka ajan tasalla?
Vastaaminen näihin kuuteen kysymykseen auttaa arvioimaan tilannetta:
- Onko luottopolitiikkamme suunniteltu toimialamme, kertakaupan suuruuden, volyymimme ja asiakaskuntamme huomioiden?
- Teemmekö tarpeeksi taustatyötä asiakkaamme maksukyvyn varmistamiseksi?
- Mikä on yrityksemme vuosittainen sietokyky ja -halu luottotappioiden kohdatessa?
- Seuraammeko saataviemme tilaa tarpeeksi aktiivisesti?
- Ovatko kassanhallintaprosessimme tehokkaita ja ajan tasalla?
- Ovatko kaikki yrityksemme edustajat sitoutuneet noudattamaan luottopolitiikkaamme?
Jokainen hetki eräpäivän jälkeen on ostajalle annettua vastikkeetonta luottoa. Tiedostava yritys ajatteleekin luottopolitiikkaansa hallinnon kriittisenä osana, jonka toiminnan vaikutukset ulottuvat yrityksen jokaiselle osa-alueelle. Vahva luottopolitiikka ja tehokas kassanhallinta tukevat yrityksen kannattavaa kasvua. Yrityksen prosesseista kannattaa tehdä nykytila-analyysi, joka auttaa selvittämään kassanhallinnan kehityskohteet.
Jenna Lintunen työskentelee TietoAkselissa taloushallinnon asiantuntijatehtävissä.