Sopiva laskutusohjelma yrityksellesi, osa 1/3
Keskustellessa eri tilanteissa yrittäjien ja yritysten sidosryhmien edustajien kanssa olen huomannut, että laskuttaminen ja laskutusohjelman valinta usein mietityttää. Kysytään mikä on hyvä, halpa ja helppokäyttöinen. Vastaus ei ole yksinkertainen, sillä se mikä sopii naapurin pienimuotoiselle autokorjaamoyrittäjälle, ei välttämättä palvele ICT-alan yhtiön tarpeita.
Aiemmassa blogitekstissäni kirjoitin tehokkaiden laskutus- ja perintäprosessien merkityksestä kassanhallinnassa. Laskutusohjelman sopivuus yrityksen tarpeisiin on tämän prosessin kannalta yksi keskeisimpiä tekijöitä. Koska aihe puhuttaa ja haluamme käsitellä aihetta perusteellisesti, aloittaa tämä kirjoitus kolmiosaisen teemasarjan, jonka ensimmäisessä osassa keskitymme siihen tärkeimpään, eli yrityksen tarpeisiin.
Varsinaisesti eri laskutusohjelmistoja emme lähde vertailemaan, sillä markkinoilla on tällä hetkellä satoja ohjelmistoja erittäin laajalla ominaisuus- ja hintaskaalalla. Sen sijaan pyrimme luomaan näiden kirjoitusten pohjalta kokonaiskuvan asioista joita kannattaa punnita ennen ohjelmiston valintaa.
Sopiva laskutusohjelma vastaa yrityksesi tarpeisiin
Yrityksen toiminnan luonne, seurantatarpeet ja volyymi ovat suurimmat huomioon otettavat seikat toimivan prosessin rakentamisessa. Millaista yritystoimintaa pyörität, mitä ja paljonko laskutat? Haluatko seurata urakka- tai projektikustannuksia tai onko sinulla muita liiketoiminnan ohjaukseen liittyviä tarpeita?
Projekti- ja urakkatöihin perustuva laskutus tarvitsee usein rinnalleen kustannuspaikka- tai projektiseurannan, jotta niille määriteltyä budjettia ja kannattavuutta voidaan seurata. Nykyisin kaikki vähänkään suuremmat ohjelmistotalot sisällyttävät laskutukseen linkittyviä seurantaominaisuuksia ohjelmistopaketteihinsa.
Kuukausittaisen tai muuhun säännölliseen määräaikaan toistuvan kiinteän laskutuksen (esimerkiksi kuukausimaksut, vuokrat, jäsenmaksut) yhteydessä on ajankäytön kannalta suositeltavaa harkita laskutusohjelmistoa, joka tukee massalaskutoimintoja. Tällaisilla toiminnoilla voidaan luoda laskut yhdelle tai useammalle asiakkaalle kerralla vaikkapa vuodeksi eteenpäin.
Koontilaskujen käyttömahdollisuus laskutusohjelmistossa vähentää kustannuksia, jos liikevaihto muodostuu pienistä puroista. Koontilaskutoiminnolla voidaan samalle asiakkaalle meneviä muutaman euron tilausrivejä kasata pitkin kuukautta ja koota ne laskutusrajan ylittyessä laskuksi. Ei ole järkevää lähteä laskuttamaan erikseen jokaista parin euron tilausta, sillä jo pelkkä käsittelykustannus laskee kannattavuutta tässä tapauksessa huomattavasti.
Integraatio varastonvalvontajärjestelmään saattaa myös tulla laskutuksessa tarpeeseen, jos toimiala koostuu vähittäis- tai tukkukaupan tyyppisestä liiketoiminnasta jossa laskutuksen tiedot vaikuttavat suoraan varastokirjanpitoon. Pienemmissä laskutusohjelmistoissa ei tätä ominaisuutta suoraan ole, vaan usein kyseessä on maksullinen lisäominaisuus.
Tilaustenkäsittelyliittymä puolestaan nopeuttaa laskutusta, kun tilauksen tiedot siirtyvät suoraan laskutukseen, mutta tässäkin tapauksessa tulee huomioida hyödyn suhde kustannuksiin. Mikäli tarjolla on edullinen tilausliittymä suoraan laskutukseen ja se helpottaa kokonaisprosessia, kannattaa tätäkin ominaisuutta kartoittaa ja harkita.
Reskontra- ja perintätoiminnot tulevat tarpeeseen jos saatavia on vähänkään enemmän. Laskutusohjelmaa valitessa kannattaa jo valmiiksi pohtia, miten myyntilaskut saadaan siirtymään reskontra- tai kirjanpito-ohjelmaan, mikäli nämä ominaisuudet eivät tule jo valmiiksi ohjelmaan integroituna.
Ohjelmistojen väliset siirrot sisältävät aina potentiaalisen virheen riskin ja siirrot itsessään ovat vain yksi turha työvaihe lisää prosessissa. Lisäksi tulee myös huomioida, että kirjanpitolain mukaan tietojen tulee säilyä muuttumattomina siirron aikana ja sen jälkeen. Optimaalisinta laskutusprosessin luotettavuuden ja ajankäytön kannalta on, jos varsinaisia siirtoja ei jouduta tekemään.
Oletko jo sähköistänyt laskutuksesi?
Laskutusprosessia kehitettäessä ja ohjelmaa valitessa kannattaa miettiä yritysmaailman kehityssuuntaa ja vaatimuksia. Valveutunut ja viisas yrittäjä seuraa aikaansa ja pyrkii ennakoimaan tulevaa.
Kokonaisuuksia on yksinkertaisinta ja edullisinta hallita sähköisesti. Mitä suurempi yritys, sitä suotavampaa on viedä laskutuksen automatisointi ja sähköistäminen mahdollisimman pitkälle. Sähköisen verkkolaskun käsittelystä syntyvät työ- ja materiaalikustannukset ovat huomattavasti pienemmät verrattuna paperi- tai sähköpostilaskun käsittelyyn niin lähettäjän kuin saajankin kannalta. Asiakkaasi voivatkin arvostaa verkkolaskuja ja vaihtavat helposti toimittajaa, ellei laskutus suju kustannustehokkaasti. Vaikka et vielä juuri tällä hetkellä tarvitsisikaan näitä ominaisuuksia, kannattaa valita ohjelmisto, jonka avulla on mahdollisuus siirtyä toimimaan sähköisesti heti sen ollessa yrityksen kannalta järkevää ja tarkoituksenmukaista.
Lopuksi voidaan vielä heittää ilmaan kysymys: Onko pelkkä laskutusohjelma riittävä ratkaisu yhtiösi kokonaistarpeet huomioiden? Seuraavassa osassa perehdymme tavallisia laskutusohjelmia kokonaisvaltaisempien toiminnanohjausjärjestelmien ominaisuuksiin ja käyttömahdollisuuksiin.
Tekstin on kirjoittanut Jenna Lintunen