Talouden ja johtamisen akselilla
Näkemyksiä ja kokemuksia taloudesta, verotuksesta sekä johtamisesta

Palaa blogiin

Sopiva laskutusohjelma yrityksellesi osa 2/3: Toiminnanohjaus ja pilvi

Sopiva laskutusohjelma yrityksellesi - toiminnanohjaus ja pilvi

Laskutusohjelmiston valintaa käsittelevän teemasarjamme ensimmäisessä osassa kirjoitimme asiakastarpeiden vaikutuksesta ohjelmiston valintaan. Laskutus, vaikkakin olennaisimpia hallinnon osia, on kuitenkin lopulta vain pieni palanen yrityksen taloushallinnon kokonaisuudesta. Kustannustehokkuutta punnitessa kokonaisvaltaisempi toiminnanohjausjärjestelmä saattaa viedä voiton.

Skaalautuva työkalu ja reaaliaikainen raportointi johtamisen tueksi

Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP, Enterprise Resource Planning) ovat tietojärjestelmiä, joissa yhteen ohjelmistoon on integroitu organisaation hallinnon eri osa-alueiden toimintoja ja johtamisen työkaluja. Toiminnanohjausjärjestelmät rakentuvat moduuleista, jotka mahdollistavat ohjelmistokokonaisuuden räätälöinnin kunkin yrityksen tarpeet huomioiden. Tämä hyödyttää erityisesti keskisuuria ja suuria yrityksiä, sillä käyttöön voidaan ottaa vain tarvittavat toiminnot ja lisäyksiä tehdä myöhemmin tarpeen mukaan.

Asiantuntijaorganisaation näkökulmasta toiminnanohjausjärjestelmiin on runsaasti tarjolla eri moduuleita, mm. asiakkuudenhallinta (CRM), taloushallinto, henkilöstöhallinto, projektijohtaminen, tarjoukset sekä markkinointi. Sopivat moduulit valitsemalla voidaan rakentaa se palvelevin lopputulos, jolla yrityksen hallinnointia lähdetään kehittämään tehokkaampaan ja informaatioasteeltaan optimaalisimpaan kokonaisuuteen.

Reaaliaikaisen raportoinnin ja organisaation johdon näkökulmasta ERP on erittäin hyödyllinen työkalu: Kun eri toimintojen rajapinnat kommunikoivat koko ajan keskenään ja syötetty data siirtyy välittömästi yhteiseen tietokantaan, on yrityksen johdolla koko ajan käytettävissä kaikki tarvittava tieto päätöksenteon, suunnittelun ja organisaation kehittämisen tueksi. Myös muutoksiin ja ongelmatilanteisiin pystytään pureutumaan nopeasti ja ongelmanratkaisu osaltaan helpottuu, kun tietoa ei tarvitse odottaa ja etsiä useammasta lähteestä. Vastaavasti tietokantaan syötetyn tiedon virheettömyys korostuu; Yhden virheen vaikutukset ulottuvat välittömästi kaikkialle.

Tehokkuutta prosesseihin

Toiminnanohjausjärjestelmien vahvuudet tulevat parhaiten esiin tarkasteltaessa prosessikokonaisuuksia. Ajatellaan vaikkapa asiantuntijaorganisaation tuntiperusteisen projektilaskutuksen prosessia: Yksinkertaisimmillaan työntekijä syöttää tekemänsä työtunnit selitteineen ERP-järjestelmän työaikaseurantaan, valitsee asiakkaan ja projektin, joita tehdyt tunnit koskevat. Tieto siirtyy välittömästi laskutettaviin tapahtumiin, josta järjestelmä kerää laskurivit selitteineen ja tehtyine tunteineen, sekä poimii tuntihinnan projektille tai asiakkaalle määritellystä hinnastosta. Lasku on tuntikirjauksen jälkeen käytännössä valmis lähetettäväksi. Yhden tuntikirjauksen perusteella tieto välittyy suoraan useammalle osastolle:

1. HRM saa tiedon työntekijän ajankäytöstä ja kuormituksesta.

2. CRM rekisteröi asiakkaalle kirjatut tapahtumat.

3. Projektiseuranta saa tiedon projektille kirjatuista tunneista ja pystyy tekemään vertailua määriteltyyn resursointiin ja budjettiin.

4. Tarjous ja myynti rekisteröivät realisoituneen työn.

5. Johto saa kaiken tarvitsemansa tiedon välittömästi raportointi-työkalujen kautta.

 

Projektilaskutuksen prosessi

Toiminnanohjausjärjestelmää hankkiessa huomiota kannattaa kiinnittää käytettävyyteen. Loppukäyttäjälle looginen ja riittävän yksinkertainen käyttöliittymä tekee ohjelmiston päivittäisestä käytöstä helppoa ja mielekästä, etenkin mikäli ohjelmiston käyttö ei ole tiettyyn paikkaan sidottu. Otetaanpa esimerkki oikeasta elämästä:

Eräs asiakkaamme käytti vuosien ajan vanhanaikaista tietokoneelle asennettavaa laskutusohjelmaa, josta laskutusdata siirrettiin varsinaiseen reskontra- ja kirjanpito-ohjelmaan kerran viikossa. Laskutusohjelmaan pääsi vain yhdeltä toimiston koneelta ja laskutusta tehtiin niin sanotusti pitkin hampain. Kirjanpito-ohjelmaan asiakkaalla ei ollut pääsyä joten hän oli myyntisaamisten suhteen kerran viikossa saatavan raportin varassa.

Aloimme yhdessä miettiä järkevämpää ratkaisua. Pitkällisen mietinnän jälkeen asiakas siirtyi käyttämään pilvipalveluna tarjolla olevaa toiminnanohjausjärjestelmää. Muutamien viikkojen kuluttua asiakas soitti iloisena ja kertoi, että on ihanaa kun voi autossa istuessa laskuttaa ja myyntisaamisten tilan näkee koska tahansa! Taloushallinnon näkökulmasta laskutus muuttui säntillisemmäksi ja kassavirta tehostui, ja samalla asiakas alkoi suhtautua hallinnon hoitamiseen eri tavalla; Se muuttui pakollisesta pahasta ihan ok hommaksi.

Onnellisesti pilvessä

Eurostat teki vuonna 2014 tutkimuksen pilvipalveluiden käytöstä EU:n jäsenvaltioissa. Tutkimuksessa mukana olleista yrityksistä vain 19 % käytti pilvipalveluita ja usein kyse oli lähinnä tiedostojen säilytyksestä ja sähköpostipalvelusta.

Suomi sen sijaan loisti tilastossa edistyneisyydellään, tutkituista suomalaisista yrityksistä 51 % hyödynsi pilvipalveluita yritystoiminnassaan. Tiedon puute nähtiinkin Eurostatin tutkimuksessa suurimpana estävänä tekijänä pilvipalveluiden hyödyntämiselle. Vaikka Suomessa tilanne on muita EU-maita parempi, on pilvipalveluiden käytön lisäämisessä ja tunnettavuuden kasvattamisessa vielä työtä, eikä sitä voida pitää vain ICT-alan tehtävänä. Myös me taloushallinnon toimijat monien muiden ohella olemme vastuussa digitalisaation edistämisestä ja parhaiden palveluratkaisujen tuomisesta kaikkien ulottuville.

Toiminnanohjauksen ja pilvipalvelun symbioosi luo taloushallinnon kehitykselle myös uuden suunnan: Palveluntuottamisen painopiste siirtyy yksitoikkoisesta tapahtumien kirjaamisesta ja jälkikäteen toteamisesta konsultoivaan laskentatoimen palveluun. Samalla se huomaamattakin luo asennemuutosta.

Hallinnon hoitamisesta tuleekin lopulta ihan ok hommaa.

 

Joulukuussa julkaistavassa teemasarjamme viimeisessä osassa käsittelemme palvelukokonaisuutta ja laskutuksen kustannuskysymyksiä.

Jenna Lintunen työskentelee TietoAkselissa taloushallinnon asiantuntijatehtävissä.