Kevät toi maalarin ja kesä huijarin – Näin suojaudut huijauslaskuilta

Monelle yrittäjälle tulee yllätyksenä mainonnan, yhteydenottopyyntöjen, tarjousten ja suoranaisten huijausyritysten määrä, mikä alkaa tulvia eri tietokanavien kautta sen jälkeen kun yritys on perustettu ja rekisteröity. Informaatiovyöry on loputon. Varomattoman yrittäjän suojamuurin läpi saattaa ennen pitkää hiipiä kutsumaton ja ei-toivottu vieras. Huijauslasku on lyhyesti määriteltynä ostolasku, jossa laskun perustetta ei ole olemassa. Kyseessä on palvelu tai tavara, jota ei ole tilattu, vaikka laskun lähettäjä tätä yrittääkin väittää. Etenkin kesäaikaan huijauslaskuja on paljon liikenteessä yritysten vakihenkilökunnan lomaillessa. Kesäksi palkattu kausiapulainen ei välttämättä osaa varoa, ja näin huijausten läpimenoprosentti kasvaa. Huijauksiin voi varautua ja niitä voi ehkäistä toimimalla seuraavasti:

1. Vaadi aina kirjallinen tarjous postin tai sähköpostin kautta. Älä tilaa puhelimitse mitään. Ohjeista yrityksesi puhelinvaihdetta ohjaamaan kaikki tarjoajat käyttämään kirjallista reittiä. Näin toimimalla syntyy kultaakin kalliimpaa dokumentaatiota siitä mitä on sovittu ja mitä ei.
2. Kiinnitä huomiota ostolaskujen käsittelyprosessiin. Tehokkainta on, jos jokaisella ostolaskulla on tarkastaja ja hyväksyjä, joiden seula on läpäistävä ennen kuin lasku lähtee maksuun. Näin epämääräiset laskut jäävät kiinni heti kättelyssä eivätkä ehdi maksatukseen asti.
3. Tee aina varmistuksia muutostilanteissa. Jos yhteistyökumppanisi tilinumero yhtäkkiä vaihtuu, on syytä tarkistaa muutoksen oikeellisuus suoraan heiltä. Ota yhteyttä aina yhtiön virallisten verkkosivujen mukaiseen asiakaspalveluun.
4. Ohjeista yrityksesi henkilöstöä. Kun kaikille on selvää miten hankintaketju toimii, ei synny epäselviä tilanteita eikä aikaa mene hukkaan niitä selvitellessä.

Härskeimmät huijarit lähettävät laskulta tai tilausvahvistukselta näyttäviä papereita massapostituksena satunnaisille vastaanottajille. Opportunistit puolestaan saattavat soittaa suoraan yritykseen, ja kieltävän vastauksen saatuaan laittavat laskun perään ikään kuin kokeilumielessä. Ovelimmat huijarit osaavat tehdä aidolta vaikuttavan laskun yhteistyökumppanin tai muun tutun yrityksen nimissä, eikä ihmetystä sellaisella laskulla ehkä herätä muu kuin yhtäkkiä vaihtunut tilinumero. Vain taivas on rajana ihmislapsen kekseliäisyydelle. Ei ole syytä säikähtää aiheettoman laskun tai maksumuistutuksen tiukkaa ja vaativaa sävyä. Tyypillistä on, että laskun saajaa saatetaan uhata myös maksuhäiriömerkinnällä tai muulla oikeudellisella toimenpiteellä. Huijausyrityksiin tulee aina suhtautua vakavasti. Yrittäjän paras puolustus näissä tilanteissa onkin johdonmukainen ja kylmänviileä toiminta. Saadessasi laskun, maksumuistutuksen tai tilausvahvistuksen palvelusta tai tavarasta jota et ole tilannut, on viisainta toimia seuraavasti:

• Älä missään tapauksessa maksa laskua. Reklamoi kirjallisesti laskun lähettäjälle, ettet ole palvelua tai tavaraa tilannut etkä aio laskua maksaa. Älä soita laskulla näkyvään puhelinnumeroon, sillä kyseessä voi olla tähtitieteellisen kallis palvelunumero. Reklamaatiot kannattaa joka tapauksessa aina hoitaa kirjallisesti.
• Levitä tietoa havaitusta huijauksesta, sillä joukossa on voimaa. Yksikin huijaukseen haksahtanut uhri edesauttaa rikollisen toiminnan jatkumista ja sen kannattavuutta.
• Dokumentoi kaikki huijauslaskun lähettäjän kanssa käymäsi kirjeenvaihto. Mikäli laskusta alkaa tulla maksukehotuksia tai jopa perintäkirjeitä, tukeudu dokumentaatioon ja ole tarvittaessa suoraan yhteydessä perintätoimistoon josta kirje on tullut.
• Tee asiasta tarvittaessa tutkintapyyntö viranomaiselle.

Yrittäjien valveutuneisuus mahdollisten huijausten varalle on kasvanut viime vuosina esiintyneiden luettelopalvelu- ja yritysrekisterihuijausten ansiosta kiitettävän paljon. Nykyään myös media reagoi herkästi Suomessa meneillään oleviin huijauksiin, ja etenkin Suomen Yrittäjät tiedottavat aktiivisesti verkkosivuillaan havaituista huijauksista. Kannattaa siis pyhittää hetki kiireisen päivän keskelle ja lukaista päivän uutiset kesäauringon paisteessa. Jenna Lintunen toimii TietoAkselissa taloushallinnon asiantuntijatehtävissä.