Ei seurantaa kiitos! – 3 myyttiä työajanseurannasta
Yhä useammin törmään siihen, että poissaoloihin ei kiinnitetä huomiota, työajanseurannasta halutaan eroon tai sitä ei seurata lainkaan. Kuin vastavetona numeroihin ja exceleihin tuijottamiselle ei haluta olla missään tekemisissä seurannan kanssa.
Järjestelmät ovat tuottaneet pitkään johtamisen tueksi tietoa, jonka avulla pystytään arvioimaan ollaanko menossa oikeaan suuntaan, toimiiko resursointi sekä pieniä viitteitä työhyvinvoinnista. Sen avulla voidaan saada tärkeitä oivalluksia ja ehkä päästä kiinni muutosta kaipaaviin asioihin.
Rikotaanpa nyt siis vähän myyttejä.
Myytti yksi: Työajanseuranta tarkoittaa työajan täydellistä tehostamista. Niin sanotusti nyt otetaan löysät pois-seurantaa!
Voihan työaikaa seurata tällä mentaliteetilla, mutta ei sillä rakenneta luottamusta eikä kestävää kulttuuria työyhteisöön. Työajanseurannalla näytetään todeksi, että yritys noudattaa työaikaan liittyviä säädöksiä ja määräyksiä. Ja samalla tehdään toiminnasta läpinäkyvää esimiesten ja alaisten välille kuin myös kollegoiden. Mahdollisia ristiriitoja vältetään sillä, että asetetaan toiminnalle raamit.
Myytti kaksi: Jos on vähän porukkaa ja vähän sairaspoissaoloja, seuranta hoituu päässä!
Poissaolojen seurannalla ei ole tarkoitus kytätä työntekijöitä ja pitää kirjaa siitä miten usein ja mistä syistä porukka on pois. Tarkoitus on tunnistaa varhaisen välittämisen tarpeita. Seuranta ei siis ole vain sairauskoodi- sekä numeropeliä, vaan myös keskustelua työyhteisössä ja työntekijän kuulemista. Ylityöt yhdistettynä vaikkapa vanhemman vakavaan sairauteen ja muutamaan pitkittyneeseen flunssaan on jo tilanne, jossa kannattaa miettiä työkuorman keventämistä sekä tehdä suunnitelma kuinka askel askeleelta palataan takaisin normaaliin malliin.
Myytti kolme: Kyllähän nämä kaikki tiedot on helppo siirtää Exceliin tuolta tietokoneen asemalta!
Minulla on vain yksi kysymys: Arvostatko omaa tai HR-asiantuntijasi työaikaa? Excelien yhdistely ja pyörittely on aikaa vievää ja turhauttavaa. Yhteen toimivaan järjestelmään saat kaikki tiedot syötettyä, tallennettua tietoihin liitetyt tiedostot ja rakennettua toimivat raportit sekä liittymärajapinnat. Miksi siis käyttää työaikaa tähän, kun voi keskittyä liiketoimintaan ja napata raportit helposti suoraan järjestelmästä.
Kun seuraavan kerran työajanseuranta tuo mieleen 60-70-luvun tehdasmiljöön leimattavat kellokortit, voi huoletta heittää ajatuksen romukoppaan. Nykyään seuranta tapahtuu mobiilissa helpoimmillaan nappia painamalla aamulla työajan alkaessa ja työajan loppuessa. Myös vakiotyöajat saadaan rullaamaan taustalle, jos halutaan kirjata vain normaalityöajan poikkeamat. Muutos on hyvä, mutta ääriliikkeet vievät meitä lopulta vain väärään suuntaan.
Kirjoittaja Sara Jormakka.