Case Alltime – näin rakennettiin toimiva ja skaalautuva taloushallinnon ulkoistus
Mitä tapahtuu, kun kasvuyhtiö ulkoistaa talous- ja palkkahallinnon kokonaisuutena ja samaan aikaan henkilöstömäärä moninkertaistuu yritysostojen myötä? TietoAkselin asiantuntijat avaavat, miten kokonaisvaltainen ulkoistus rakennettiin toimivaksi sekä operatiivisella että konsernitasolla.
TietoAkselin asiantuntijat ovat olleet mukana rakentamassa talous- ja palkkahallinnon ulkoistuskokonaisuutta, jossa yhdistyvät vahva prosessiosaaminen, järjestelmien hallinta ja kyky vastata nopeasti muuttuviin tarpeisiin. Alltime-konsernin kanssa toteutettu laaja kumppanuus on oiva esimerkki siitä, miten taloushallinnon ulkoistus toimii saumattomana osana arkea ja tukee yrityksen kasvua.
Alltime on alun perin 2006 perustettu kiinteistö-, siivous- ja infrapalveluita tarjoava yritys, joka on vuosien mittaan laajentunut ensin Pohjois-Suomesta valtakunnalliseksi toimijaksi ja sittemmin laajentunut myös Ruotsiin. Alltimen pro forma -liikevaihto Suomessa oli vuonna 2024 noin 50 miljoonaa euroa ja Suomessa yritys työllistää noin 800 ammattilaista – Pohjoismaiden tasolla yhteensä yli 1 000.
TietoAkseli palvelee Alltime-konsernia kahdella tasolla: Alltime Suomi Oy:tä talous- ja palkkahallinnossa sekä Alltime Groupia talous- ja palkkahallinnon ohella myös muissa konsernitason tarpeissa, kuten täsmäytyksissä ja raportoinnissa. TietoAkselin Alltime-tiimi koostuu kuudesta asiantuntijasta: taloushallinnon palvelu- ja varavastaavista, palkkahallinnon palveluvastaavista sekä Business Advisorista.
Lähtötilanne: Kasvuyhtiö, joka tarvitsi toimivan taloushallinnon kumppanin
Yhteistyön käynnistyessä Alltime oli voimakkaassa kasvuvaiheessa. Tämä tarkoitti talous- ja palkkahallinnolle ympäristöä, jossa prosesseja, rooleja ja järjestelmiä kehitettiin samanaikaisesti sekä asiakkaan omassa organisaatiossa että TietoAkselilla.
TietoAkselin talous- ja palkkahallinnon tiimit käynnistivät yhteistyön kartoittamalla sekä asiakkaan että oman tekemisensä näkökulmasta, mitä prosesseja tulee yhdenmukaistaa, mitkä käytännöt toimivat jo hyvin ja missä tarvittiin uusia rakenteita.
Lähtötilannetta kuvaa parhaiten se, että sekä asiakkaalla että TietoAkselilla on ollut alusta alkaen vahva halu rakentaa yhdessä kokonaisuus, joka toimii vakaasti myös kasvun keskellä. Tämä yhteinen tavoite loi hyvän pohjan kehitystyölle ja yhteisten prosessien rakentamiselle.
Ratkaisu 1: Taloushallinto yhden järjestelmän ja tiimin alle
Taloushallinnon kehittämistyö käynnistettiin yhtenäistämällä järjestelmät ja prosessit. Ensimmäinen vaihe oli kirjanpidon siirtäminen Netvisoriin ja uuden käyttöomaisuusjärjestelmän käyttöönotto.
Järjestelmäuudistus loi pohjan seuraavalle askelmalle: selkeästi määritellylle, tiukassa aikataulussa toimivalle kuukausiraportoinnin syklille, joka on Alltimen kaltaiselle kasvuyhtiölle kriittinen. Raportoinnin aikataulu on asiakkaalla hyvin tarkasti määritelty, mikä tarkoitti TietoAkselin tiimille sitä, että prosessien, vastuiden ja sisäisen työnjaon tuli olla erittäin selkeitä jo varhaisessa vaiheessa.
”Kun saimme prosessit yhtenäisiksi ja työnjaon selkeäksi, kuukausiraportoinnin aikataulu on pitänyt hyvin. Asiakkaalle on tärkeää, että tieto on ajan tasalla ja luotettavaa – ja me olemme pystyneet vastaamaan siihen johdonmukaisesti”, kertovat taloushallinnon palvelu- ja varavastaavat Petra Laukkanen ja Anne Bastman.
Taloushallinnon tiimi rakensi yhteistyössä asiakkaan kanssa selkeän kuukausisyklin, jossa jokaisen kuukauden vaihteeseen liittyvät tehtävät ovat dokumentoituja ja roolit selkeästi jaettuja. TietoAkselin tiimin kesken sovittiin jatkuvasta, raportointipäivien ympärille rakentuvasta kommunikaatiosta, jotta mahdolliset viivästykset tai avoimet erät voidaan ratkaista ennen kuin ne hidastavat prosessia.
”Yhteistyön aikana olemme rakentaneet yhdessä selkeät prosessit sekä kuukausittaiset täsmäytykset, joiden avulla konsernin raportointi toimii nyt täsmällisesti ja ilman avoimia kohtia. On ollut todella hienoa nähdä, miten yhtenäinen ja toimiva kokonaisuus tästä on muodostunut”, kertoo Alltime Groupin talousvastaavana toimiva Veera Koskinen.
Taloushallintoon rakennettu toimintamalli on tuonut asiakkaan arkeen ennen kaikkea kaksi merkittävää etua:
- Ennakoitavuus: TietoAkselin taloushallinnon tiimi voi aloittaa tilinpäätökseen valmistautumisen hyvissä ajoin ilman yllätyksiä, koska kirjanpito on jatkuvasti ajan tasalla.
- Luotettavuus: Asiakkaalle luvatut raportointipäivät ovat pitäneet, mikä sujuvoittaa arkea ja helpottaa liiketoiminnan seurantaa.
Ratkaisu 2: Palkkahallinto, joka pysyy mukana myös kasvussa
Alltimen henkilöstömäärä on moninkertaistunut asiakkuuden aikana, mikä edellyttää palkkahallinnolta prosesseja, jotka toimivat tarkasti, nopeasti ja ennakoitavasti. TietoAkselin palkkahallinnon tiimi on rakentanut yhteistyössä asiakkaan kanssa kokonaisuuden, joka täyttää nämä vaatimukset.
Ensimmäinen askel oli palkkahallinnon perustan vahvistaminen: Mepco-järjestelmän käyttöönotto ja siihen liittyvien integraatioiden rakentaminen. Samaan aikaan myös asiakkaan työnohjausjärjestelmä uudistui, mikä vaati automaation tarkkaa suunnittelua ja varmistamista, että tiedot kulkevat järjestelmien välillä saumattomasti.
Näiden uudistusten myötä useat aiemmin manuaaliset työvaiheet, kuten matkalaskujen ja muiden palkka-aineistojen käsittely, voitiin automatisoida. Tämä paitsi vähensi virheriskiä myös vapautti tiimin aikaa ennakoivaan työskentelyyn ja asiakkaan tarpeiden tarkempaan seurantaan. Yhtenä merkittävänä käännekohtana oli konsernirakenteen selkeytyminen, kun useampi juridinen yhtiö fuusioitiin saman y-tunnuksen alle. Tämä muutti palkkaprosessin rakenteellisesti yksinkertaisemmaksi.
Palkkahallinnon ja taloushallinnon välinen yhteistyö on tällaisessa kokonaisuudessa keskeisessä roolissa. Koska molemmat tiimit toimivat saman palvelumallin alla ja tiedonkulku on avointa, poikkeustilanteet tunnistetaan nopeasti ja ratkaistaan ennen kuin ne ehtivät vaikuttaa palkkapäiviin tai raportointiin. Tämän ansiosta Alltime on pystynyt ylläpitämään korkeaa laatua palkanmaksussa myös henkilöstömäärän kasvaessa ja työehtosopimusten ja työnkuvien muuttuessa.
”Vaikka henkilöstömäärä on kasvanut nopeasti ja taustalla on ollut myös järjestelmämuutoksia, palkkaprosessi on pysynyt hallittuna ja aikataulut ovat pitäneet. Tiivis yhteistyö taloushallinnon kanssa on ollut tässä avainasemassa”, kuvailevat palkkahallinnon palveluvastaavat Julia Lind ja Riikka Jämsä.
Palkkahallinnon ratkaisut ovat tuoneet asiakkaan arkeen erityisesti nämä kolme merkittävää hyötyä:
- Skaalautuvuus: Palkat saadaan laskettua ajallaan myös kasvavilla volyymeilla.
- Virheiden minimointi: Automaatiot vähentävät manuaalisen työn riskejä.
- Joustavuus: Tiimi pystyy reagoimaan asiakkaan tilanteisiin nopeasti ja pitämään prosessin sujuvana myös muutosten keskellä.
Ratkaisu 3: Business Advisor tukee muutosta ja raportointia
Alltimen asiakkuustiimiä täydennettiin myös Business Advisorilla, jotta Alltimella olisi käytössään joustavaa ja syvällistä talousosaamista normaalissa kauden prosessissa sekä aina tarpeen vaatiessa.
TietoAkselin Business Advisor Olli Huovinen on toiminut controllerin roolissa, ja hänen tehtävänsä ovat muuttuneet asiakkaan tarpeiden mukaan. Alkuvaiheessa painopiste oli enemmän talouden seurannassa ja raportointijärjestelmän kehityksessä ja käyttöönotossa sekä sisäisessä raportoinnissa. Kun organisaatio kasvoi ja muutti muotoaan, rooli laajeni kattamaan myös muita konsernitason toimenpiteitä.
Organisaation kasvaessa ja konsernirakenteen muuttuessa rooli on sisältänyt:
- IFRS 16 -standardin käyttöönoton ja jatkuvan ylläpidon. Raportointijärjestelmän kehittämistä, validointia, käyttöönottoa ja pääkäyttäjäroolin.
- Tulojen ja kulujen uudelleen kohdistuksia/vyörytyksiä.
- Palkkoihin liittyvien kirjausten tarkastamista ja oikaisuja.
- Kuukausittaisten täsmäytysten ja konserniraportoinnin tukea.
- Yhteistyötä Alltimen Ruotsin yhtiön talousjohdon kanssa.
Koska Business Advisor on osa asiakkuustiimiä, hän pystyy mukauttamaan työnsä sisältöä ketterästi sen mukaan, mitä asiakas kulloinkin tarvitsee – oli kyse sitten järjestelmäuudistuksesta, kaudenkatkon prosesseista, talouden seurannasta ja analysoinnista, tilinpäätöksessä avustamisesta, raportointikäytäntöjen kehittämisestä tai lyhytaikaisesta lisäresursoinnista.
”Tämä asiakkuus on erinomainen esimerkki onnistuneesta ja toimivasta yhteistyöstä. Kun toimeksiantajan toimintaympäristö ja resurssitarve muuttuu, asiantuntijapalvelun sisältö muovautuu sen mukaan. Tärkeintä on, että asiakas saa oikeanlaista tukea oikeaan aikaan”, kiteyttää Huovinen.
Lopputulos: Vahva ja selkeästi johdettu kokonaisuus, joka tukee kasvua
Yhteistyön myötä Alltimen talous- ja palkkahallinnosta on muodostunut ehjä ja hallittu kokonaisuus, jossa eri osa-alueet tukevat toisiaan saumattomasti. Prosessit ovat vakiintuneet, aikataulut pitävät ja tieto kulkee luotettavasti niin tytäryhtiöiden, konsernin kuin TietoAkselin asiantuntijoiden välillä.
Asiakkuuden nykytilaa kuvaa parhaiten selkeys ja ennakoitavuus: talouden luvut ovat johdon käytettävissä juuri silloin kun niitä tarvitaan, palkkaprosessi toimii vakaasti myös volyymien kasvaessa ja asiakkaalla on käytössään asiantuntijoiden tuki niin arjen kysymyksiin kuin laajempiin kehityshankkeisiin.
Tavoitteena oli rakentaa talous- ja palkkahallinnosta kokonaisuus, joka toimii myös muutosten keskellä. Nyt prosessit ovat vakaat, ja sekä tiimillä että asiakkaalla on yhteinen näkemys seuraavista kehitysaskeleista.
Ulkoistuksen onnistumisen edellytykset TietoAkselin asiantuntijoiden näkökulmasta
TietoAkselin Alltimen asiakkuutta hoitava tiimi nostaa esiin erityisesti sen, että laajassa taloushallinnon ulkoistuksessa ratkaisevaa on kokonaisuuden eheys. Kun taloushallinto, palkkahallinto ja asiantuntijapalvelut toimivat yhtenä tiiminä, asiakkaan arki ei pirstoudu useiden eri toimijoiden välille, vaan tieto kulkee, vastuut ovat selkeät ja prosessit pysyvät yhdenmukaisina myös muutosten keskellä.
Tiimin mukaan juuri tämä saumattomasti integroitu palvelukokonaisuus on ollut tärkeä osa onnistumista: sama palvelutiimi tuntee asiakkaan, ymmärtää liiketoiminnan erityispiirteet ja pystyy huomioimaan vaikutukset sekä tytäryhtiö- että konsernitasolla. Samalla varahenkilömalli ja dokumentoidut prosessit varmistavat, että työ jatkuu sujuvasti myös esimerkiksi poissaolojen aikana.
TietoAkselin asiantuntijoiden mukaan onnistumisen taustalla on kuitenkin ennen kaikkea se, että asiakkuuksiin paneudutaan aidosti ja ammattiylpeydellä. Tiimiä yhdistää selkeä tavoite: rakentaa asiakkaalle toimiva ja kestävää kasvua tukeva kokonaisuus. Kun asiakastyö on läpinäkyvää ja tavoitteellista, se näkyy sekä prosessien laadussa että siinä, miten sujuvasti yhteistyö toimii arjessa.
Lue myös Alltimen asiakastarina