Finn-Jiit uudisti toiminnanohjauksensa – TietoAkseli rinnalla Monitor ERP -käyttöönotossa
Finn-Jiit on yli 20 vuotta kansainvälisesti toiminut teollisuuden kumppani, joka tarjoaa kokonaispalvelua teknisessä tukkukaupassa, logistiikassa, alihankinnassa ja jatkojalostuksessa. Yrityksen pääasiakkaita ovat suuret globaalit laitevalmistajat ja heidän alihankintaverkostonsa.
Kasvun myötä myös vaatimukset toiminnanohjaukselle ja raportoinnille ovat kasvaneet. Kun aiempi ERP-järjestelmä ei enää palvellut yrityksen kehitystarpeita riittävällä tasolla, oli aika ottaa seuraava askel.
– Haemme kasvua ja toiminnan kehittämistä. Myös raportointia haluttiin uudistaa, ja siksi koimme tarpeelliseksi lähteä kartoittamaan uusia mahdollisuuksia, kertoo Finn-Jiitin toimitusjohtaja Tuomas Tuhkanen.
Järjestelmävaihdos ei ollut nopea päätös. Taustalla oli lähes kahden vuoden mittainen arviointiprosessi, jossa eri vaihtoehtoja vertailtiin huolellisesti.
– Mietimme vaihtoehtoja pitkään, käytännössä parisen vuotta. Kävimme läpi eri tarjoajia ja palasimme välillä takaisin lähtöpisteeseen tarkentamaan, mitä oikeasti tarvitsemme tuotannon ja taloushallinnon näkökulmasta, Tuhkanen kertoo.
Monitor ERP valittiin kokonaisuuden ja yhteensopivuuden perusteella
Monitor ERP valikoitui Finn-Jiitin uudeksi toiminnanohjausjärjestelmäksi kokonaisuuden vuoksi: taloushallinnon, tuotannon ja raportoinnin muodostama yhtenäinen rakenne, selkeä käyttöliittymä ja järjestelmän loogisuus herättivät luottamusta.
Uudistuksessa ratkaisevaa oli varmistaa, että talous- ja palkkahallinto integroituvat sujuvasti uuteen järjestelmään ja että TietoAkseli jatkaa kumppanina myös muutoksen jälkeen.
– Se oli meille merkittävä lähtökohta. Ilman vahvaa taloushallinnon osaamista ja kumppania näin isossa projektissa olisi varmasti ollut enemmän haasteita. Tällaisessa kokonaisuudessa tarvitaan rinnalle asiantuntija, joka ymmärtää sekä järjestelmät että talousprosessit, Tuhkanen sanoo.
TietoAkseli on hoitanut Finn-Jiitin talous- ja palkkahallintoa jo pitkään, vuodesta 2016 alkaen, joten yrityksen toimintatavat, raportointirakenne ja konsernitasoiset vaatimukset olivat entuudestaan tuttuja.
– Me emme itse pyöritä taloushallintoa arjessa, joten oli kriittistä varmistaa, että tilinpäätökset, konserniraportointi ja muut velvoitteet hoituvat ilman ylimääräistä kuormaa. TietoAkselin rooli oli tässä jälleen merkittävä.
Hallittu käyttöönotto tiukassa aikataulussa
Monitor ERP otettiin käyttöön helmikuun alussa. Aikataulu oli kunnianhimoinen jo suunnitteluvaiheessa, ja siinä myös pysyttiin.
– Kun syksyllä lähdettiin rakentamaan projektia, päätimme, että helmikuun alusta järjestelmä on käytössä. Se piti. Koulutuspäiviä oli tiiviisti, ja sekä meidän oma henkilöstömme että TietoAkselin asiantuntijat olivat niissä vahvasti mukana, Tuhkanen kuvailee.
Koulutuksia toteutettiin sekä paikan päällä että Teamsin välityksellä. Tallenteiden avulla varmistettiin, että tieto siirtyi kattavasti eri toimintoihin.
Vaikka järjestelmävaihdos on aina iso ponnistus, arjen rutiinit sujuivat Tuhkasen mukaan odotettua paremmin:
– Toimituksista laskutukseen asti käytännön tekeminen toimi yllättävänkin hyvin. Asiakasrajapinnassa järjestelmävaihdos ei tuottanut haasteita, koska vaihdos onnistuttiin suorittamaan sujuvasti.
Isot järjestelmäprojektit sisältävät aina haasteita, joita ei välttämättä osata ennakoida, mutta Tuhkasen mukaan ne ratkaistiin aina tiiviillä yhteistyöllä TietoAkselin, Finn-Jiitin, järjestelmätoimittajan ja IT-kumppanin kesken.
– Järjestelmien käyttöönottojen osalta kuulee aina tarinoita siitä, miten vaikeaa kaikki voi olla. Meilläkin oli tilanteita, joissa piti pysähtyä miettimään, miten jokin asia käytännössä tehdään. Juuri silloin TietoAkselin asiantuntijatuki oli arvokkainta.
Käyttöönottoprojekti mahdollisti myös toiminnan kehittämisen
TietoAkselin rooli ei rajoittunut järjestelmän tekniseen käyttöönottoon. Keskeistä oli aktiivinen, kokemukseen perustuva vuoropuhelu.
– He nostivat jo ennen käyttöönottoa esiin asioita, joita emme olisi itse osanneet huomioida. Kävimme keskustelua siitä, pitääkö asioita tehdä jatkossa samalla tavalla kuin ennen, vai voidaanko toimintaa kehittää samalla kun järjestelmä uudistuu, Tuhkanen kertoo.
TietoAkseli osallistui koulutuksiin ja simuloi eri skenaarioita testikannassa, jotta kokonaisuus saatiin rakennettua hallitusti.
– Heidän käytännön osaamisensa on todella vahvaa niin ohjelmistojen kuin taloushallinnon rutiinien osalta. Kun tulee kysymys, meidän ei tarvitse jäädä pohtimaan asiaa yksin. Otamme puhelimen käteen ja saamme vastauksen.
Pitkäjänteinen kumppanuus tukee kasvua
Finn-Jiitin ja TietoAkselin kumppanuuden taustalla on vuosien yhteistyö, jonka aikana on rakentunut myös vankka luottamus.
– Kaiken pohjalla on luottamus. Tiedän sataprosenttisesti, keneltä saan apua missäkin asiassa – oli kyse palkkahallinnosta, tilinpäätöksestä tai konsultoinnista. Jos vastausta ei heti löydy, minut ohjataan oikealle henkilölle, Tuhkanen avaa.
Vuosien myötä yhteistyö on tiivistynyt ja TietoAkselin asiantuntijoista on tullut tuttuja.
– Palvelu on nopeaa ja ystävällistä. Jokaisella on selkeä vastuu omasta työstään, ja se näkyy myös ammattiylpeytenä.
Tuhkanen suosittelee TietoAkselia erityisesti pk-yrityksille, jotka ovat vastaavien uudistusten edessä:
– TietoAkseli ei kulje projektissa mukana sivustaseuraajana, vaan rinnalla. Siinä on iso ero. Heidän tekemisessä näkyy aito sitoutuminen ja innostus siitä, mitä asiakkaalla tapahtuu ja mihin suuntaan liiketoimintaa halutaan viedä.
Järjestelmäuudistuksen myötä Finn-Jiit voi keskittyä entistä vahvemmin omaan ydinosaamiseensa.
– Me voimme keskittyä liiketoimintaamme. TietoAkseli tukee sitä asiantuntevasti ja pitkäjänteisesti, Tuhkanen kiteyttää.