Yhdistystoiminnan ymmärrys on yhteistyön ydin Epilepsialiiton ja TietoAkselin välillä
Epilepsialiitto on valtakunnallinen terveys-, potilas- ja kansalaisjärjestö, joka tekee vaikuttamistyötä epilepsiaa sairastavien ja heidän läheistensä hyvinvoinnin ja oikeuksien toteutumiseksi. Toiminta rakentuu Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskuksen (STEA) kautta saadun valtionavustuksen varaan ja asettaa siksi erityisiä vaatimuksia taloushallinnon kumppanille.
Epilepsialiitto valitsi Turun Tilikeskuksen, nykyisen TietoAkselin taloushallinnon kumppanikseen Hilma kilpailutuksen tuloksena. Yhteistyötä on tehty jo useamman vuoden ajan ja yhteistyö onkin syventynyt ja vakiintunut.
– Järjestötoiminta ei ole yritysliiketoimintaa, vaan siinä on omat erityispiirteensä. Taloushallinnon kumppanilta vaaditaan ymmärrystä esimerkiksi yleishyödyllisen toiminnan lainalaisuuksista, valtionavustusten käytön sääntelystä ja kustannuspaikkakohtaisen kirjanpidon merkityksestä, kertoo Epilepsialiiton toiminnanjohtaja Virpi Tarkiainen.
Ajan myötä syntynyt ymmärrys yhdistyksen toiminnasta helpottaa arkea
TietoAkseli vastaa Epilepsialiiton kirjanpidosta ja palkanlaskennasta. Työtä tekevät asiakkaalle nimetyt asiantuntijat, jotka ovat vuosien varrella perehtyneet syvällisesti yhdistyksen toimintaan.
– Epilepsialiiton asiakkuuden ytimessä on syvällinen ymmärrys järjestötoiminnasta. Yhdistyksen talous on monitahoinen ja sidoksissa hankkeisiin, joihin liittyy erilaisia rahoituslähteitä ja raportointivaatimuksia. Kun tämän kokonaisuuden hallitsee, arki sujuu, kuvaa TietoAkselin taloushallinnon asiantuntija Merja Pankinaho.
Yhteistyö ei rajoitu vain kuukausittaisiin tehtäviin. Vähintään kahdesti vuodessa pidetään laajemmat tilannepalaverit, joissa sovitaan tilinpäätöksen ja raportointien aikatauluista sekä käydään läpi mahdollisia muutostarpeita.
– Viime palaverissa totesin, että nyt meillä on kasassa tiimi, joka aidosti ymmärtää toimintaamme ja sen vuosikiertoa. Se näkyy jokapäiväisessä työssä – oikeat asiat tapahtuvat oikeaan aikaan, Tarkiainen kertoo.
Erityispiirteet haltuun: kustannuspaikat, STEA ja testamentit
Yhteistyön onnistumisen kannalta keskeistä on ollut se, että TietoAkselin asiantuntijat ovat sitoutuneet oppimaan järjestökentän logiikkaa.
– Jokainen yhdistys on omanlaisensa. Epilepsialiiton talous liittyy tiiviisti hankkeisiin ja valtionavusteiseen toimintaan, ja esimerkiksi kustannusten kohdentaminen oikeille paikoille on tarkkaa työtä, Pankinaho TietoAkselilta kuvailee.
Epilepsialiiton talous pitää sisällään myös erityiskysymyksiä, kuten testamenttivarojen käsittelyä, joka poikkeaa yritysmaailman käytännöistä. Yhdistys myös tekee veroilmoituksen, vaikka ei olekaan verovelvollinen liiketoiminnan tapaan.
– Kun kirjanpitäjä tekee oikeita asioita ja ymmärtää, mitä halutaan seurata, voi yhdistyskin toimia luottavaisin mielin. Meillä pitää olla koko ajan ajantasainen tieto siitä, missä mennään – läpinäkyvyys hallitukselle, päärahoittajalle ja sidosryhmille on tärkeää, Tarkiainen sanoo.
Kumppanuus, joka kehittyy jatkuvasti
Yhteistyön ytimessä on molemminpuolinen luottamus ja avoin viestintä. Toimintatavat on hiottu vuosien varrella toimiviksi, ja nyt arjen rutiinit hoituvat saumattomasti.
– Luotan täysin siihen, että kirjanpito on kunnossa ja asiat hoidetaan ajallaan. Jos tulee jotain lisätarpeita, nekin otetaan hyvin vastaan, Tarkiainen kiittää.
TietoAkselin puolelta asiakkuus on esimerkki siitä, miten pitkäjänteisyys ja asiakasymmärrys luovat arvoa – eivät vain yksittäisissä toimenpiteissä, vaan kokonaisuutena.– Meillä on yhteinen kieli ja yhteinen tahti. Se on tärkeää silloin, kun taloushallinto ei ole vain pakollinen prosessi, vaan osa vastuullista toimintaa, Pankinaho summaa.