Lapinlahden Koneistus toteutti Monitor ERP -käyttöönoton TietoAkselin asiantuntijatuella
Lapinlahden Koneistus on koneistuksen ammattilainen, jonka arjessa korostuvat toimitusvarmuus, tarkkuus ja sujuvat prosessit. Kun lähes 18 vuotta palvellut toiminnanohjausjärjestelmä ei enää vastannut yrityksen kasvaneisiin tietotarpeisiin ja käytännön vaatimuksiin, oli aika tehdä merkittävä päätös: järjestelmä vaihdetaan.
– Meillä oli edellinen järjestelmä käytössä pitkän aikaa. Moni asia johti toiseen, ja lopulta totesimme puolitoista vuotta sitten, että se ei enää vastaa siihen, millaista tietoa ja ohjattavuutta tarvitsemme, kertoo Lapinlahden Koneistuksen toimitusjohtaja Tuomas Litmanen.
Vaihtopäätöksen yhteydessä nousi esiin kysymys taloushallinnon kumppanin roolista käyttöönottoprojektissa.
– Tilitoimiston vaihtamiseen ei sinänsä ollut pakottavaa tarvetta, mutta Monitor ERP -osaaminen edellytti enemmän resursseja. Tarvitsimme leveämmät hartiat ja kumppanin, jolla on sekä halua että kykyä perehtyä uuteen järjestelmään kunnolla. TietoAkseli oli siihen luonteva valinta, kuvailee Litmanen.
Yhteiset intressit ratkaisivat valinnan
Lapinlahden Koneistus kilpailutti taloushallinnon kumppanin ja kävi keskusteluja useamman toimijan kanssa. Valinta ei ollut itsestäänselvä, mutta suunta kirkastui nopeasti.
– Meillä oli lopulta vertailussa pari vaihtoehtoa, mutta TietoAkselin kanssa yhteiset intressit kohtasivat täydellisesti. Löysimme nopeasti yhteisen näkemyksen siitä, mihin suuntaan haluamme kokonaisuutta viedä, kertoo Litmanen.
Päätös Monitor ERP -järjestelmään vaihtamisesta ja TietoAkselin valinnasta tilitoimistokumppaniksi tehtiin käytännössä peräkkäisinä päivinä.
– Halusimme, että TietoAkseli on mukana alusta asti. Kun kaikki lähtevät samasta lähtötilanteesta, jokainen pystyy vaikuttamaan kokonaisuuteen. Näin järjestelmä ja taloushallinnon prosessit rakennetaan kerralla oikein.
Käyttöönotto vaatii huomattavasti enemmän kuin järjestelmäosaamista
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on aina merkittävä ponnistus organisaatiolle. Litmasen mukaan odotukset käyttöönoton sujuvuudesta olivat korkealla, ja ne ovat myös täyttyneet.
– Olimme kuulleet kollegoilta hyvää palautetta Monitor ERP:in käyttöönotosta. Nyt kun olemme viimeisillä viikoilla ennen käyttöönottoa, näyttää siltä, että projekti menee maaliin juuri kuten on sovittu ja aikataulussa.
Samalla Litmanen korostaa, että projekti ei olisi onnistunut ilman ulkopuolista asiantuntijatukea.
– On sanottava suoraan, että tähän ei olisi omin voimin pystytty. TietoAkselin rooli järjestelmän vaihdossa on ollut merkittävä. He ovat tuoneet osaamista juuri niihin kohtiin, joissa sitä on eniten tarvittu.
TietoAkselin asiantuntijat ovat osallistuneet myös Monitorin koulutuspäiviin ja varmistaneet, että kokonaisuus rakentuu hallitusti.
– He osaavat kysyä oikeat kysymykset oikeissa paikoissa. Taustalla on vankka tietotaito ja kokemus, joka ei ole sidottu vain yhteen järjestelmään, vaan ymmärrykseen siitä, miten taloushallinnon ja yrityksen prosessien pitää toimia yhteen.
Lapinlahden Koneistuksen toimitusjohtaja Tuomas Litmanen.
Osaamista, vuorovaikutusta ja sujuvaa yhteistyötä
Lapinlahden Koneistuksella on arvostettu erityisesti sitä, että TietoAkseli on perehtynyt syvällisesti yrityksen toimintatapoihin.
– He ovat paneutuneet siihen, miten meidän eri toiminnot toimivat nyt ja miten haluamme niiden toimivan jatkossa. Kyse ei ole vain järjestelmän käyttöönotosta, vaan toimintamallien kehittämisestä.
Litmasen mukaan yhteistyötä on leimannut avoin vuorovaikutus.
– Meillä on ollut välitön keskusteluyhteys ja jopa yhteinen huumori. Tämä ei ole haudanvakavaa tekemistä, vaikka projekti onkin iso. Olen onnekkaassa asemassa, kun saan valita ihmiset, joiden kanssa teen töitä – tässä yhteistyössä meillä on hyvät tyypit ja lisäksi erinomainen osaaminen.
Käyttöönotto on samalla ollut eräänlainen stressitesti tulevalle yhteistyölle.
– Tämä ei ole normaalia arkea, vaan paineistettu tilanne. Juuri siksi tämä on hyvä hetki koeponnistaa yhteistyömalli. Ja sen perusteella luottamus on vahva: olemme koko ajan kokeneet olevamme osaavissa käsissä, sanoo Litmanen.
Vahva pohja kumppanuudelle
Arki käyttöönottoprojektin jälkeen ei ole vielä päässyt alkamaan, mutta Litmasen mukaan odotukset yhteistyön jatkolle ovat selkeät.
– Koska yhteistyö on ollut näin sujuvaa tässä vaiheessa, uskon että normaali arki sujuu vähintään yhtä hyvin. Luotan siihen, että osaamista löytyy niin haastaviin erityiskysymyksiin kuin tavallisiin arjen tilanteisiin.
Litmanen antaa TietoAkselille vahvan suosituksen erityisesti järjestelmävaihtoprojekteihin.
– Tällaisessa hankkeessa tarvitaan kumppania. TietoAkselin rooli on ollut sitä luokkaa, että projekti olisi voinut jäädä vajaaksi ilman heitä. He tuovat näkemystä, joka ei ole sidottu vain yhteen järjestelmään, vaan siihen, miten yrityksen ja taloushallinnon yhteistyö rakennetaan toimivaksi.
Tilitoimistopalvelun osalta Lapinlahden Koneistus siirtyy TietoAkselin kanssa selkeästi laajemman asiantuntijaorganisaation tuen piiriin.
– Emme olleet tyytymättömiä aiempaan kumppaniin, mutta nyt tarvitsemme enemmän resursseja ja osaamista. Näiden näyttöjen perusteella en ole vaihtamassa järjestelmää – enkä tilitoimistoakaan – hetkeen uudestaan, toteaa Litmanen.