Palkkahallinnon prosessit kuntoon – tulorekisteri 1.1.2019

Tulorekisteri muuttaa merkittävästi palkkailmoittamisen käytäntöjä ja se edellyttää myös huolellista valmistautumista ennen käyttöönottoa. Sujuva startti tulorekisteriin kannattaa varmistaa tutustumalla asioihin ajoissa. Tähän blogiin olen tiivistänyt olennaiset asiat tulorekisteristä yrityspäättäjän näkökulmasta.

Mikä on tulorekisteri?

Tulorekisteri on kansallinen eli vain Suomessa 1.1.2019 käyttöön tuleva sähköinen tietokanta, johon työnantajat tai työnantajan käyttämä muu taho, esim. tilitoimisto, ilmoittaa kaikkien työntekijöiden palkkailmoitukset henkilöittäin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Tammikuussa ennen tehdyt ns. palkkojen vuosi-ilmoitukset verohallinnolle, TyEL- ja tapaturvavakuutusyhtiöille sekä TVR:ään jäävät näin ollen pois ja viimeiset erilliset ilmoitukset tehdään vuodelta 2018. Uudistuksen tarkoituksena on helpottaa ja keventää hallinnollista työtaakkaa, sillä jatkossa tietoa tarvitsevat saavat henkilöiden palkkatiedot suoraan tulorekisteristä. Kuka vaan ei tietoja saa käyttää, vaan laissa on erikseen määritelty oikeus tietojen saamiseen. Rekisterin tiedot voidaan antaa hyvinkin kattavasti eri palkkalajeja käyttäen, jota myös verohallinto suosittelee. Näin summatasoa laajemmat eritellyt tiedot vähentävät selvitystyötä jälkikäteen ja manuaaliseen tiedon etsimiseen ei enää tarvitse käyttää aikaa.

Miten tulorekisteri vaikuttaa palkkahallinnon prosesseihin?

Ilmoitus tulorekisteriin on tehtävä pääsääntöisesti 5 päivän kuluessa palkanmaksamisesta. Päiviin luetaan mukaan viikonloput ja arkipyhät. Palkkahallinnon hoitajan on siis kyettävä hoitamaan ilmoittaminen reaaliaikaisesti joka palkanlaskentakerrasta. Tämä tarkoittaa työn nopeampaa rytmittymistä. Jos käytät tilitoimistoa itse laskemiesi palkkojen ilmoittamiseen, tulee sinun antaa tarvittavat tiedot ripeästi. Uusi aikataulu vaikuttaa varmasti jokaiseen palkkaprosessiin ja muutoksia palkanlaskentajärjestelmiin tulee. Näistä toki ohjelmatoimittajat vastaavat. Käyttäessäsi itse palkkajärjestelmää ja hoitaessasi yrityksesi työntekijöiden tai vain oman palkkasi laskemisen ja maksamisen, tulee sinun myös varmistua käyttämiesi ohjelmien muutoksien tekemisestä jo tämän vuoden aikana. Jos olet taas ulkoistanut palkkahallintosi meille, ei sinun tarvitse kantaa huolta ohjelmien toimivuudesta.

Miten valtuutan tilitoimiston toimimaan puolestani?

Tällä hetkellä olet valtuuttanut tilitoimistosi ilmoittamaan palkkatiedot Katso-valtuutuksella, joka on käytössä enää vuoden 2019. Marraskuun alussa 2018 veroasioinnissa otetaan käyttöön uusi Suomi.fi -valtuutus ja verohallinto suosittelee, että valtuutus otetaan käyttöön mahdollisimman pian. Huomioithan, että vanha Katso-valtuutus ei muutu automaattisesti uudeksi Suomi.fi -valtuutukseksi. Uuteen tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan siis tällä uudella tunnistuksella joka kerta tietoja ilmoitettaessa. Sinun on hyvä myös tarkistaa, että kaupparekisterissä on ajantasaiset tiedot yrityksesi tai yhdistyksesi nimenkirjoitusoikeuksista, jotta tarvittavat valtuutukset saadaan sujuvasti hoidettua tämän syksyn aikana. Huomioithan myös, että viimeistään nyt yrityksesi kannattaa siirtyä sähköisten ostolaskujen vastaanottajaksi. Eläkevakuutusyhtiöt tulevat lähettämään edellisessä kuussa maksetuista palkoista yhden laskun, jonka eräpäivä on samassa kuussa. Sähköisellä verkkolaskulla varmistut siitä, että saat laskun ajoissa ennen eräpäivää.

Miten TietoAkseli valmistautuu käyttöönottoon?

Olemme jo tiedottaneet omia asiakkaitamme tulevista muutoksista. Loppuvuoden aikana ohjeistamme asiakkaitamme tarkemmin, miten ja milloin tarvittavat valtuutukset hoidetaan. Järjestimme myös tulorekisteristä kaikille avoimen webinaarin, jonka tallenteen voit ladata alta! Webinaarissamme kerromme tarkemmin, mitä uuden tulorekisterin voimaantulo tarkoittaa, miten käyttöönottoon kannattaa valmistautua ja miten palkkatiedot ilmoitetaan 1.1.2019 alkaen. Lataa webinaaritallenne!