Talouden ja johtamisen akselilla
Näkemyksiä ja kokemuksia taloudesta, verotuksesta sekä johtamisesta

Palaa blogiin

Taloushallinnon ulkoistaminen, näillä vinkeillä se sujuu

Taloushallinnon ulkoistaminen - näillä vinkeillä se sujuu

Taloushallinnon ulkoistaminen on yleensä yritykselle iso projekti ja se voi aiheuttaa paljon kysymyksiä. Tilitoimistollekin se on aina yksilöllinen ja mielenkiintoinen tehtäväkokonaisuus, kun taloushallinnon asiantuntijoina pääsemme tutustumaan uusiin yrityksiin ja sen ihmisiin. Prosessina taloushallinnon ulkoistaminen on meille tuttu. Kokemuksen myötä tunnistamme muutamia kohtia, jotka projektin sujuvuuden kannalta ovat oleellisia.

1. Älä luo liian tiukkaa aikataulua ulkoistukselle

Meille ihmisille tyypillistä on innostua ja haluta asioita heti. Jos oikeasti ei ole tarvetta kiirehtiä, on parempi käyttää riittävästi aikaa projektin suunnitteluun ja toteuttamiseen. Ulkoistamiseen kannattaa panostaa ja valita toteutukseen hetki, jolloin panostaminen on mahdollista. Ei siis ajoiteta ulkoistusta juuri liiketoiminnan kiireisimmän sesongin keskelle.

2. Muutos on mahdollisuus, joka on syytä hyödyntää

Ulkoistuksen lähtökohta on nykyisessä taloushallinnossa. Muutoksen hetki on hyvä tilaisuus tarkastella taloushallinnon kokonaisuutta kriittisesti. Tehdäänkö jotain turhaa? Tarvitaanko jotain mitä ei nykyisessä toimintatavassa ole mahdollista toteuttaa? Yksinkertaisesti: voidaanko jotain tehdä entistä paremmin ja tehokkaammin?

3. Määritellään selkeä työnjako ja vastuut ennen projektin käynnistämistä

Tiivis yhteistyö tilitoimiston ja yrityksen välillä on antoisaa ja päämäärämme ovat yhteisiä. Toivomme jokaiselle asiakkaallemme menestystä liike-elämässä ja haluamme olla osa sen toteutusta. Vaikka olemme samalla puolella pöytää, on tärkeää sopia selkeä työnjako, jotta muodostamme yhdessä sujuvan kokonaisuuden.

4. Haltuunottoprojekti vaatii työtä ja johtamista

Suunnittelun jälkeen on aika siirtyä toteutukseen. Taloushallinnon siirto vaatii työtä: luodaan yhteydet pankkiin, verohallintoon ja verkkolaskuoperaattoreihin sekä siirretään tarpeen mukaan aiempaa aineistoa uuteen järjestelmään. Tämä kaikki tulee tehdä aikataulutetusti ja siirtymän sujuvuutta tukien. Projektipäällikkö selvittää tilanteen, jos vastaan tulee yllättäviä mutkia. Tässä vaiheessa molempien osapuolten sitoutuminen projektiin on tärkeää, sillä samalla luodaan perusta jatkuvalle yhteistyölle.

5. Koulutuksella tehoa taloushallintoon

Maailma on täynnä tietoa eikä ohjekirjoja jaksa tai ehdi moni lukea. Vähintään pieni panostus koulutukseen kuitenkin kannattaa kaikkein tehokkaimmillakin oppijoilla. On tärkeää käydä perusasiat rauhassa läpi, kouluttaa ohjelman käyttöön jokainen sitä tarvitseva ja varmistaa ohjelmasta saatava hyöty.

6. Kehittäminen on jatkuvaa

Taloushallinnon ulkoistus on projekti, jonka lopputuloksena saavutetaan sujuva taloushallintokokonaisuus. Ideaalitilanteessa on luotu tehokas ja toimiva prosessi. Ennemmin tai myöhemmin tulee hetki, jolloin se kaipaa päivitystä. Aktiivinen, tiivis yhteistyö antaa hyvän mahdollisuuden prosessin jatkuvaan kehittämiseen tarpeen vaatiessa.

7 Luodaan hyvää energiaa

Asenne ratkaisee. Taloushallinnon ulkoistaminen vaatii luopumista vanhoista rutiineista, jotka ovat ainakin joskus olleet toimivia. Päämäärämme on luoda yhdessä uusista rutiineista vielä vanhojakin parempia. Toivota siis rohkeasti uudet ideat ja asiantuntijaverkot tervetulleiksi. Lupaamme tehdä samoin!

KTM Eeva Sievänen toimii palvelupäällikkönä TietoAkselin sähköisen taloushallinnon palveluissa.