Vie budjetointi ja ennustaminen uudelle tasolle

Taas on se aika vuodesta, kun lukuisat yritykset alkavat valmistella tulevan vuoden budjettia. Osalle yrityksistä budjetointi on joka syksyinen pakollinen rypistys, joka viedään maaliin hampaita kiristellen. Toisaalta monelle tavoitteelliselle ja kasvuhakuiselle yritykselle budjetti on paras keino suunnitella tulevaa vuotta kassavirta ja rahoitus huomioiden. Tosin viimeksi mainituille yrityksille budjetointi ei ole vain kerran vuodessa tapahtuva rykäisy, vaan jatkuvasti käynnissä oleva prosessi. Johdonmukaisen budjetoinnin ja jatkuvan ennustamisen avulla voidaan varmistua, että yrityksellä on olemassa taloudelliset edellytykset kasvu- ja muiden tavoitteiden saavuttamiseen.

Kassavirran ja rahoituksen ennustaminen askarruttavat yrittäjiä

Suurimmat puutteet yrityksissä löytyvät pitkän aikavälin rahoituksen, kassavirran ja investointien suunnittelusta. Myyntiä, henkilöstökuluja, markkinointia ja monia muita arkielämää lähellä olevia toimintoja yrityksissä osataan budjetoida ja ennustaa kohtalaisen hyvin. Nämä tiedot osataan myös useimmiten jalostaa tulosbudjetiksi – joko itse tai asiantuntijan avulla. Sen sijaan kassavirran ja rahoituksen ennustamisen kannalta tärkeät tekijät kuten esimerkiksi investoinnit, lainat, ostovelat ja myyntisaamiset jäävät harmillisen usein budjetoimatta, vaikka tarve olisi olemassa. Luotettavin ja yleispätevin tapa ennustaa rahoitusta ja kassavirtaa on tasebudjetointi, jonka laadukas tuottaminen kieltämättä vaatii jonkin verran talouden asiantuntemusta. Asian sisäistäminen on hyödyllistä jokaiselle yrittäjälle, mutta välillä on hyvä muistaa, että edes yrittäjän ei tarvitse osata tehdä kaikkea itse. Kassavirran ja rahoituksen suunnittelussa on järkevää käyttää alan asiantuntijaa.

Muista ennustamisen jatkumo

On vanhanaikaista laatia budjetti vain tavan vuoksi ja haudata se kansion pohjalle odottamaan seuraavan vuoden budjetointia. Tavoitteellisesti toimivat yritykset seuraavat budjettien ja ennusteiden toteutumista aktiivisesti ja laativat uusia ennusteversioita liiketoiminnan ennustettavuuden ylläpitämiseksi. Budjettiseurannan ylläpitäminen ja ennusteiden ajantasaisuuden varmistaminen on syytä kuulua kuukausittaisiin rutiineihin. Kun budjetointi ja ennustaminen muodostavat yrityksessä jatkuvasti käynnissä olevan prosessin, on jatkuvan kassavirta- ja rahoitusennusteen ylläpitäminen yllättävän vaivatonta.

Excel on työläs ennustetyökalu

Excel toimii hyvin kertaluontoisen ennusteen laatimisessa. Mutta kuten todettu, ennustamisen on oltava jatkuvaa ja siksi budjetoinnissa kannattaa hyödyntää tähän käyttötarkoitukseen tarkoitettua työkalua. Suurin ongelma taulukkolaskentaohjelman käyttämisessä liiketoiminnan jatkuvassa ennustamisessa on ennustetietojen yhdistäminen kirjanpidon toteumatietojen kanssa. Excel ei ole ainakaan helposti integroitavissa kirjanpidon järjestelmiin, mikä tekee ennusteiden päivittämisestä toteumalukujen perusteella työlästä. Procountorin käyttäjälle tehokkain ratkaisu budjetointiin ja jatkuvaan ennustamiseen on Finazilla. Tiedot siirtyvät järjestelmien välillä ajastetusti joka yö, mikä tekee budjettiseurannasta ja jatkuvasta ennustamisesta huomattavasti helpompaa.   Katso webinaaritallenne Finazillan hyödyistä ja toiminnasta. Kirjoittaja: Jari-Pekka Hyyppä – Finazilla. www.finazilla.fi