Turun diakoniasäätiössä ulkoistettu taloushallinto ei tunnu ulkoistetulta
Turun Diakoniasäätiö on vuonna 1985 perustettu säätiö, joka toteuttaa tarkoitustaan ylläpitämällä Turussa Palvelutalo Esikkoa ja Vanhustentalo Vuokkoa. Vähäheikkilässä sijaitseva Esikko tarjoaa asumista eläkeläisille, jotka pärjäävät pääosin itsenäisesti mutta haluavat hyödyntää asumiseen ja hyvinvointiin liittyviä palveluita. Vuokko puolestaan tarjoaa eläkeläisille kohtuuhintaista vuokra-asumista.
TietoAkseli on kulkenut säätiön rinnalla jo pitkään. Yhteistyöhön kuuluvat kirjanpito, reskontra ja palkanlaskenta sekä talouden suunnitteluun ja seurantaan liittyvät tehtävät.
– TietoAkseli tuottaa meille aivan ydintoimintoja, jotka ovat välttämättömiä koko säätiön toiminnalle, Turun Diakoniasäätiön toiminnanjohtaja Anu Salmi kertoo.
Pitkän yhteistyön perustana ovat ihmiset
Pitkän asiakassuhteen aikana tarpeet ja tekijät ovat ehtineet muuttua, mutta yksi asia on Salmen mukaan säilynyt: palvelun laatu.
– Hienointa on varmaan ollut kaikkien vuosien mittaan saatu tasaisen laadukas ja ystävällinen palvelu. Siitä TietoAkseli ei ole koskaan tinkinyt.
Salmi nostaa pitkäaikaisen yhteistyön tärkeimmäksi tekijäksi TietoAkselin asiantuntijat. Kirjanpitäjien, reskontranhoitajien ja palkanlaskijoiden kanssa asiointi on ollut sujuvaa, ja henkilövaihdoksista huolimatta yhteistyö on säilynyt toimivana.
Myös paikallisuus ja tavoitettavuus ovat säätiölle tärkeitä. TietoAkselilla on toimipiste Turussa, joten tapaamiset onnistuvat tarvittaessa kasvokkain. Salmen mukaan yhteyshenkilöt ovat helposti tavoitettavissa ja yhteydenottoihin suhtaudutaan ystävällisesti ja palveluhenkisesti.
Taloushallinnon kumppani osana säätiön arkea
Turun Diakoniasäätiön taloushallinnossa TietoAkselin vastuulla ovat muun muassa kirjanpito, reskontra ja palkanlaskenta. Säätiölle on ollut tärkeää, että kirjanpidosta ja reskontrasta vastaa sama asiantuntija.
– On hienoa, että kirjanpitoamme ja reskontraamme hoitaa sama henkilö. Se helpottaa asioiden hoitoa paljon. Juuri tällaiset asiat merkitsevät asiakkaalle paljon, Salmi sanoo.
Palvelutalon toiminta tuo oman lisänsä taloushallintoon. Asukkaiden käyttämissä palveluissa tapahtuu kuukausittain muutoksia, jotka täytyy huomioida laskutuksessa. Lisäksi henkilöstöön kuuluu kaksivuorotyötä tekeviä työntekijöitä sekä tuntipalkkaisia sijaisia, minkä vuoksi palkkoja lasketaan kolme kertaa kuukaudessa.
Arjen sujuvuudessa korostuvatkin asiantuntijoiden tarkkuus, järjestelmien tuntemus ja kyky ymmärtää asiakkaan toimintaa.
– Kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme tuntuvat aivan kuin omilta työntekijöiltämme. Heillä on erittäin suuri merkitys sekä organisaatiollemme että minulle henkilökohtaisesti, työni sujuvuuteen ja työhyvinvointiini.
Taloustietoa myös toiminnan suunnitteluun
Yhteistyö ei rajoitu lakisääteisten taloushallinnon tehtävien hoitamiseen. TietoAkseli tukee Turun Diakoniasäätiötä myös talouden suunnittelussa ja seurannassa.
Yhteistyö tiivistyy erityisesti tilinpäätöksen ja vuosittaisen budjetoinnin yhteydessä. Lisäksi talouden kehitystä seurataan vuoden aikana kvartaaliraporttien ja erilaisten tunnuslukulaskelmien avulla.
Näin taloushallinnon tuottamaa tietoa voidaan hyödyntää säätiön toiminnan seurannassa läpi vuoden sen sijaan, että kokonaisuutta tarkasteltaisiin vain tilinpäätöksen yhteydessä.
Säätiöosaaminen näkyy palvelun laadussa
Säätiömuoto tuo taloushallintoon omia erityispiirteitään ja vaatimuksiaan. Turun Diakoniasäätiölle on tärkeää, että kumppanilla on ajantasainen osaaminen myös säätiöitä koskevissa kysymyksissä.
– On hienoa huomata, että TietoAkselilta säätiöt saavat saman laadukkaan palvelun kuin esimerkiksi osakeyhtiöt ja että TietoAkseli panostaa henkilökuntansa kouluttautumiseen ja ajantasaisen tiedon hankintaan myös säätiöitä koskevissa asioissa. Se näkyy varmasti suoraan asiakastyytyväisyydessä, Salmi kertoo.
Laaja palveluvalikoima on osoittautunut hyödylliseksi myös silloin, kun säätiö on tarvinnut perinteisen talous- ja palkkahallinnon lisäksi muita selvityksiä tai asiantuntijapalveluita. Salmen mukaan TietoAkseli on pystynyt vastaamaan näihin tarpeisiin nopeasti ja ammattitaitoisesti.
Tasainen laatu rakentaa pitkäaikaista kumppanuutta
Pitkässä yhteistyössä luottamus syntyy lopulta arkisista asioista: siitä, että tutut asiantuntijat tuntevat asiakkaan toiminnan, apua saa tarvittaessa ja palvelu toimii myös esimerkiksi oman yhteyshenkilön loman aikana.
Turun Diakoniasäätiön kohdalla vuosien yhteistyö on tehnyt TietoAkselin asiantuntijoista tiiviin osan säätiön arkea.
– Suosittelisin TietoAkselia ilman muuta. Ehkä paras peruste on se, että kaikkien näiden vuosien jälkeen olemme edelleen TietoAkselin asiakas, Salmi kiteyttää.