Viritä yrityksesi taloushallinto tukemaan yrityksesi kasvua
Liiketoiminnan kasvaminen ja laajentuminen vaikuttaa laaja-alaisesti yrityksen prosesseihin. Kasvuhuumassa tulee varmistaa, että yrityksen taloushallinto on tehokas ja toimiva myös kasvun näkökulmasta. Tehoton ja toimimaton taloushallinto heijastuu koko organisaatioon ja voi vaikeuttaa yrityksen kasvua merkittävästi. Joissakin tilanteissa haasteet taloushallinnossa voivat jopa olla este kasvulle.
Taloushallinnon rooli yrityksen kasvussa
Taloushallinnon tehtävänä on palvella koko organisaatiota ja tukea yritystä menestymään ja kasvamaan. Onnistunut talousprosessi edellyttää toiminnanohjauksen ja taloushallinnon kitkatonta yhteistyötä koko yrityksen elinkaaren ajan. Taloushallinto on kokonaisuus, jolla yritys seuraa taloudellisia tapahtumia ja raportoi niistä sidosryhmille. Taloushallinto koostuu pääkirjanpidosta, osaprosesseista ja raportoinnista.
Taloushallinnon osaprosesseja ovat esimerkiksi:
- Myyntireskontra ja myyntilaskutus
- Ostoreskontra ja ostolaskujen käsittely
- Palkkakirjanpito
- Käyttöomaisuuskirjanpito
- Varastohallinta
- Rahaliikenne ja kassanhallinta
- Raportointi
Yrityksen liiketoiminnan koko ja toimiala määrittelee pitkälti yrityksen käytössä olevat prosessit. Myös toimintatavat eri prosesseissa voivat olla yrityskohtaisia. Osa prosesseista voi olla osittain tai kokonaan ulkoistettuja tai vastaavasti yrityksen sisällä hoidettuja.
Yrityksen toimintaympäristön muuttuessa taloushallinnon on kyettävä tuottamaan luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi yhä nopeammin ja laadukkaammin. Kun taloushallinnon prosessit ovat kunnossa, yrityksen johto saa luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi. Päätöksenteko ei voi pohjautua pelkästään historiatietoon: yrityksesi tarvitsee ennusteita, jotka ulottuvat riittävän pitkälle tulevaisuusteen. Peräpeiliin katsominen ei luo edellytyksiä yrityksen kasvulle.
Tästä oiva esimerkki on kassavirran ennustaminen. Kasvu vaatii investointeja ja sitoo rahaa etupainotteisesti. Kassavirtaennusteiden laatiminen on osa yrityksen riskien hallintaa ja auttaa yritystä varmistamaan rahoituksen riittävyyden nyt ja tulevaisuudessa.
Aloita kartoittamalla taloushallinnon prosessien kunto
Prosessien kartoituksessa tulee määrittää yrityksen taloushallinnon nykytila ja tavoitetila. Nykytilaa arvioitaessa olennaista on pohtia, miten tehokkaita ja toimivia nykyiset prosessit ovat tällä hetkellä ja mitä muutoksia tarvitaan tavoitetilaan pääsemiseksi. Ota arvioinnissa huomioon myös liiketoiminnan kasvun tuomat vaatimukset nyt ja tulevaisuudessa.
Olennaisia kartoituksen osa-alueita ovat taloushallinnon prosessit, resurssit, vastuualueet sekä raportointimenetelmät ja keskeisten tunnuslukujen määrittäminen. On tärkeää, että tunnistat myös kriittiset osatekijät ja mahdolliset prosesseihin liittyvät riskit. Kartoituksessa voit hyödyntää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Miten tehokkaasti hyödynnämme tällä hetkellä teknologiaa ja mikä on taloushallinnon automaatioaste?
- Mitkä ovat taloushallinnon kokonaiskustannukset?
- Onko yrityksen taloushallinnossa riittävä osaaminen ja resurssit?
- Onko raportointi luotettavaa ja riittävän reaaliaikaista?
- Ovatko raportoitavat mittarit hyödyllisiä ja riittäviä?
- Onko budjetointi riittävää?
- Miten ennustamme kassavirtaa?
Kartoituksen tavoitteena on löytää konkreettisia keinoja siihen, kuinka yrityksesi voi tehostaa taloushallinnon prosessia kustannustehokkaasti ilman, että tuotettavan tiedon laatu heikkenee. Kartoituksen avulla pystyt tunnistamaan nykyisen taloushallinnon resursseja syövät toiminnot ja pullonkaulat sekä henkilöiden vastuunjakoon ja tehtäviin mahdolliset sisältyvät riskit.
Kartoituksen tarpeen herättelijänä voivat myös toimia tilintarkastuksessa esille nousseet havainnot prosesseissa ilmenneissä puutteista, virheet tai viiveet johdon raportoinnissa tai taloushallinnon kustannukset.
Kuten edellä on kuvattu, muodostuu yrityksen taloushallinto useista eri prosesseista. Prosessikartoitus vaatii laaja-alaista ymmärrystä ja kykyä hahmottaa eri prosessien välisiä yhteyksiä. Prosessikartoitukseen tulisi sitouttaa yrityksen talousjohtoa sekä eri prosesseista vastaavia henkilöitä. Kannattaa myös pohtia mahdollisen ulkopuolisen asiantuntijan käyttämistä apuna taloushallinnon nykytilan kartoituksessa, prosessikuvauksissa sekä tavoitteiden asettamisessa. Ulkopuolisen asiantuntijan avulla on mahdollista saada puolueeton arvio taloushallinnon nykytilasta ja kehitysehdotuksista.
Taloushallinnon prosessit on kartoitettu, mitä seuraavaksi?
Kun prosessit on kartoitettu, saat analyysin nykytilasta sekä tiedät, miten pääset tavoitetilaan. Kehitysehdotuksien avulla voit löytää uusia ratkaisuja taloushallinnon hoitamiseen tai olemassa olevien prosessien parantamiseen kustannustehokkuus huomioiden.
Talousjohtamiseen kuuluu olennaisesti tunnuslukujen ja mittareiden määrittäminen. Kun yrityksesi talousprosessi on kunnossa ja sen tuottama data on luotettavaa, pystyt rakentamaan raportointijärjestelmän, joka on luo perustaa yrityksesi kasvulle. Talousjohtaminen vaatii etenkin kasvuyritykseltä ajantasaista ja luotettavaa tietoa yrityksen tilanteesta reaaliajassa.
Sähköiset menetelmät tuovat tiedonhankintaan nopeutta vapauttaen resursseja lisäarvoa tuottavien tehtävien tekemiseen. Myös tiedon luotettavuus kasvaa ja virheiden mahdollisuus vähenee, kun manuaalisia työvaiheita pystytään karsimaan pois. On kuitenkin hyvä muistaa, että pelkkä investointi uuteen järjestelmään ei yleensä luo tehokkuutta, mikäli yrityksen talousprosesseja ei ole kartoitettu ja tunnistettu huolellisesti. Järjestelmäinvestointi voi tällöin johtaa jopa lisääntyneeseen työmäärään ja osoittautua kannattamattomaksi. Lisäksi järjestelmien uudet toiminnallisuudet saattavat jäädä hyödyntämättä, jos taloushallinnon prosesseja ei ole kehitetty tasolle, jota uudet toimintatavat ja kasvu vaativat.
Kun ajatellaan yrityksen kasvua ja sitä vauhdittavia ja tukevia tekijöitä, toimivat talousprosessit tulevat harvemmin mieleen. Talousprosessit kuitenkin vaikuttavat koko organisaatioon ja niiden avulla on mahdollista luoda tehokkuutta, kustannussäästöjä sekä lisätä aikaa tuottavammille työtehtäville. Riittävän ajoissa tehty taloushallinnon prosessien kartoitus luo pohjaa kasvulle. Onhan siis sinun yrityksesi taloushallinto viritetty kasvua varten?
Haluatko lisää vinkkejä talousraportointiin?
Katso webinaarimme, jossa sukelletaan BI-raportoinnin saloihin
Kirjoittaja KHT Arja Kauppinen työskentelee TietoAkselissa Advisor -palveluiden johtajana.
Arja Kauppinen
Johtaja, Advisor-palvelut, KHT
010 3472 890