Sähköinen taloushallinto tuo yritykselle säästöjä
Millaisen tiedon varassa teette yrityksessänne päätökset? Johdatteko ja ennustatteko tulevaa vähintään kuukauden jäljessä laahaavien raporttien pohjalta?
Sähköinen taloushallinto on nykyaikainen, helppo ja kustannustehokas tapa järjestää yrityksen taloushallinto. Sen avulla yrityksen liiketoiminta on kannattavampaa, arki sujuvampaa ja prosessit aiempaa tehokkaampia.
Kustannustehokas kokonaisratkaisu
Kustannussäästöjä saadaan päällekkäisten työvaiheiden poistumisesta, kun kerran sähköisenä ollutta tietoa ei tarvitse siirtää välillä paperille ja tallentaa tilitoimistossa uudelleen. Sähköisen taloushallinnon ohjelmiston avulla yrittäjät voivat itse esimerkiksi tarkastaa ostolaskunsa – ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköisen taloushallinnon pilvipalveluna toimiva ohjelmisto mahdollistaa sen, ettei käyttöön tarvita kuin internetyhteys ja tietokone. Pilvipalvelut eivät vaadi myöskään kalliita lisenssi- ja palvelininvestointeja, kun kaikki toimii verkossa.
”Yritys saa yhdellä sopimuksella käyttöönsä kaiken tarvittavan, eli verkkolaskut, skannauspalvelut, tulostuspalvelut, pankkiyhteydet ja sähköiset ilmoitukset. Yritys maksaa käytöstä kuukausittain toteutuneiden tositemäärien mukaan.”
Sähköinen taloushallinto tehostaa myös yrityksen taloushallinnon prosesseja. Sähköisen taloushallinnon avulla on mahdollista hoitaa esimerkiksi myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, reskontra, matkalaskut, palkanlaskenta, kirjanpito sekä yrityksen talouden seuranta. Sähköinen kokonaisratkaisu sisältää sähköiset pankkiyhteydet, kattavat verkkolaskujen lähetys- ja vastaanotto-ominaisuudet, postitus- ja skannauspalvelut sekä sähköiseen viranomaisilmoittamiseen tarvittavat yhteydet.
Yrityksen sisällä töiden jakaminen onnistuu joustavasti, kun kullekin työntekijälle voidaan myöntää käyttäjäoikeuksia tarpeiden mukaan. Tilitoimiston ja yrityksen yhteyskäyttöinen sähköinen taloushallinnon ohjelmisto tuo sujuvuutta yhteistyöhön. Yhteistyö syvenee, kun molemmilla on pääsy samoihin tietoihin, tilitoimistolla on mahdollisuus tarjota yrittäjälle entistä parempaa palvelua.
Aika on rahaa
Kustannusten lisäksi sähköinen taloushallinto säästää aikaa. Enää tositteita ei tarvitse toimittaa kuukauden välein tilitoimistoon, vaan tositteet kulkevat sähköisesti reaaliajassa. Esimerkiksi osto- ja myyntilaskujen tekeminen onnistuu vaikka työmatkalla hotellihuoneesta, eikä lähimmän postilaatikon metsästämiseen tarvitse uhrata työ- tai vapaa-aikaa. Työmatkan jälkeen tehtävän matkalaskun kanssa ei sähköisen taloushallinnon kaudella tarvitse tuskailla. Kun matkan aikana kertyneet kuitit skannaa mobiilisovelluksella saman tien, tallentuvat ja lähtevät ne siltä istumalta Mobile-sovelluksella kirjanpitäjälle. Parhaassa tapauksessa matkalasku on tehty jo ennen kuin työmatkalainen palaa kotiin.
Koska sähköisen taloushallinnon pilvipalvelun käyttö on helppoa, ei uuden ohjelman opetteluun mene kohtuuttomasti aikaa. Perustoimintoja oppii käyttämään nopeasti, ja muun voi jättää tilitoimiston tehtäväksi.
Reaaliaikainen raportointi päätöksenteon tueksi
Yhä kovenevassa kotimaisessa ja globaalissa kilpailussa yrityksen johdolle ja sen päätöksille tulee yhä enemmän painoarvoa. Jotta syntyy tulevaisuuden kannalta mahdollisimman oikeita päätöksiä ja ennustaminen onnistuu mahdollisimman tarkasti, johtaminen kannattaa perustaa reaaliaikaisiin raportteihin. Perinteisen taloushallinnon tuottamat, vähintään kuukauden jäljessä laahaavat raportit ovat armottoman vanhoja silloin, kun tilanne vaatii nopeaa reagointia ja uusia suuntia. Sähköisen taloushallinnon ohjelmistot mahdollistavat reaaliaikaisen talouden seuraamisen ja yrityksen päätöksentekijät pääsevät hakemaan itsekin raportteja aina tarpeidensa mukaan.
”Procountor on helppokäyttöinen taloushallinnon ohjelma. Yhdestä paikasta löydän keskitetysti raportit, myynnit ja ostot sekä palkat. Pystyn keskittymään omaan työhöni paremmin, kun käytän Procountoria.” Eläinlääkärikeskus Sovet Oy, Maarit Luukkainen-Soilu
Kirjoittaja: Krista Meronen Procountor Oy