Verotuksen sudenkuoppia osa 2: Henkilökuntaedut verotuksessa
Yritysten tärkeimpiä resursseja ovat osaavat työntekijät, erityisesti asiantuntijayrityksissä. Kun työnantaja miettii työntekijöiden muistamista ja palkitsemista, tulee ottaa huomioon verovapaisiin etuihin liittyvät reunaehdot.
Edut tuloverotuksen näkökulmasta
Tuloverolaki mahdollistaa verovapaiden etujen antamisen henkilöstölle. Keskeistä on, että edut on tarjottava samoin perustein koko henkilökunnalle. Vähäiset esinelahjat jäävät verotuksen ulkopuolelle, samoin merkkipäivälahjat, kunhan ne eivät ole lahjakortteja. Ainoastaan tarkasti yksilöity lahjakortti tietyn esineen tai palvelun hankkimiseksi voi olla verovapaa. Edut palkan lisänä vain tietyille henkilöille tai palkkiona hyvästä suorituksesta rinnastetaan kuitenkin verolliseen palkkaan.
Harrastevälineiden hankkiminen yhteiskäyttöön on verovapaata, mutta yrityksen tulisi huolehtia, että välineet pysyvät yhteisessä käytössä.
Tavallisin henkilökuntaetu on yritykselle pakollinen: laki määrää järjestämään henkilökunnalle työterveyshuollon. Työterveyshuollon tulee perustua yrityksen ja palveluntarjoajan väliseen sopimukseen, ja sopimus voi kattaa myös erikoislääkäripalvelut. Tällöin lasku menee suoraan työnantajalle. Jos työntekijä tai osakas hakeutuu haluamalleen lääkärille ja yritys maksaa kulut kuitteja vastaan, kyse ei ole enää henkilökuntaedusta, vaan korvaus tulisi käsitellä palkkana. Sairauskuluvakuutukset sen sijaan ovat verovapaita, kun vakuutusturva koskee kaikkia työntekijöitä ja vakuutuksen korvausmäärä ei ylitä 10 000 euroa yhtä sairaustapausta tai tapaturmaa kohti.
Jos yritys omistaa lomaosakkeen tai vapaa-ajan kiinteistön, yhtiön omaisuuteen kuuluvan huoneiston käytön tulee olla selvitettävissä päiväkohtaisesti. Jos yhtiön osakas käyttää huoneistoa, voidaan osakkaan käyttö käsitellä palkkakirjanpidossa luontoisetuna tai hän voi maksaa käytöstä vuokraa. Tällöin vuokraushinnan tulee vastata käypää hintaa, ettei asiassa syntyisi peitellyn osingon verotusta. Edun arvo on se hinta, joka vastaavanlaisesta vuokrauksesta jouduttaisiin sen käytettävissä olon ajalta maksamaan.
Lisää esimerkkejä henkilökuntaetujen tuloverotuksesta löydät maksuttomasta webinaaristamme.
Arvonlisäverotuksessa huomioitavaa
Arvonlisäverotuksessa yritys saa vähentää tavarasta tai palvelusta suoritettavan arvonlisäveron, kun osto on tehty verollista liiketoimintaa varten. Rajanveto tapahtuu sen välillä, onko kyse yrityksen liiketoiminnasta vaiko työntekijän yksityisestä kulutuksesta. Esimerkiksi työvaatteiden hankinta on välittömästi liiketoimintaan liittyvä kulu ja siten vähennyskelpoinen, kun vaatteet ovat nimenomaan työssä käytettäviä suojavaatteita.
Koska henkilökuntalahjat, kuten joululahjat ja merkkipäivämuistamiset tulevat työntekijän yksityiseen kulutukseen, niihin sovelletaan arvonlisäverolain 114 §:n vähennysrajoituksia. Arvonlisävero ei siten ole vähennyskelpoinen. Rajoitus ei kuitenkaan koske arvoltaan vähäisiä lahjoja, kuten logolla varustettuja lippiksiä tai golf-palloja.
Yhteiset henkilökuntatilaisuudet ovat yrityksen liiketoimintaan kuuluvia, ja sen vuoksi niihin liittyvistä kuluista on arvonlisäverotuksen vähennysoikeus. Sen sijaan vapaa-aikana tapahtuva harrastaminen esim. kuntosalivuorojen maksut, eivät ole arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia, vaikka ne olisivatkin elinkeinoverotuksessa vähennyskelpoisia.
Verotuksen kuntotestissä käymme yhdessä läpi mm yrityksen työntekijöiden ja osakkaiden saamat edut, jolloin voimme varmistua niiden toteuttamistavan asianmukaisuudesta. Näin vältytään yllättäviltä seuraamusmaksuilta.
Kirsti Yli-Halla
Tax Manager
010 3472 938
Kirstillä on yli 20 vuoden monipuolinen kokemus verotuksen asiantuntijatehtävistä niin yksityiseltä sektorilta kuin Verohallinnostakin.