Projektikohtainen kassavirtalaskelma turvaa yrityksen maksuvalmiutta
Kassavirta mittaa yritykseen sisään tulevaa ja sieltä ulos lähtevää rahaa tiettynä ajanjaksona. Jos yritykseen tulee rahaa enemmän kuin sieltä lähtee, on kassavirta positiivinen. Positiivinen kassavirta on yrityksen toiminnan perusedellytyksiä. Vaikka yritys toimisikin kannattavasti, mutta kassavirta on negatiivinen, voi yritys joutua nopeastikin vaikeuksiin ja sen toimintakyky vaarantua merkittävästi.
Miten projektiluonteisuus vaikuttaa kassavirran ennustamiseen?
Yrityksen toiminnan kausi- tai projektiluonteisuus voi asettaa haasteita kassavirran seuraamiselle. Siksi projektiluonteisessa liiketoiminnassa on suositeltavaa, että kassavirtaennusteet laaditaan projektikohtaisesti siten, että kassavirtalaskelma kattaa koko projektin kestoajan.
Projektin kassavirran hallitsemisen kannalta on olennaista seurata, kuinka kulut ja tuotot sijoittuvat kassavirtaennusteessa ajallisesti. Jos tuotot kertyvät takapainotteisesti suhteessa projektin kuluihin, syntyy yritykselle ainakin hetkellisesti negatiivista kassavirtaa. Jos kassavirta on negatiivinen samaan aikaan useissa projekteissa, voi yritykselle muodostua kriittinen ongelma rahoituksen riittävyydessä, vaikka projektit päättyessään olisivatkin olleet kannattavia. Ongelma saattaa helposti kertautua ja pitkittyä, jos projektit eivät pysy aikataulussaan.
Myös kysynnän vaihtelut tuovat projektiluonteiselle liiketoiminnalle haasteita kassavirran ennustamisessa. Historiaan perustuvaa tietoa ei voida käyttää ennustamisessa apuna, koska edellisten vuosien lukujen ei voida olettaa kehittyvän tietyn suuntaisesti. Yksi iso erillinen projekti voi vaikuttaa olennaisesti yrityksen liikevaihtoon ja kassavirtaan, etenkin jos projekti on tappiollinen.
Miten hallitset projektiluonteisen toiminnan kassavirtaa?
Kun yritys on saanut uuden asiakasprojektin, on projektista yleensä laadittu tarjous, jonka asiakas on hyväksynyt. Tarjouksessa on määritelty ainakin projektin kesto, hinta ja maksujen eräpäivät. Kun asiakkaan kanssa sovitaan tulevista maksueristä, täytyy yrityksen olla selvillä projektille kertyvien kulujen ajoituksesta suhteessa kassaan kertyviin tuloihin rahoituksen riittävyyden turvaamiseksi.
Hinnan määräytymisen pohjana ovat olleet laskelmat, joissa on huomioitu projektille ennustetut kulut ja tuotot, kate sekä aikataulu. Usein laskelmat ajatellaan yhtenä, koko projektin toteuttamiseen tarvittavana kokonaisuutena, ja laskutuserät ja -välit määräytyvät erinäisten tapojen perusteella. Osalla tavat ovat loogisia: maksuaikataulut määräytyvät erilaisten työvaiheiden valmistuttua sopimuksen mukaisesti. Toisilla ei ole tarkkaan määritelty laskutusperiaatteita, jolloin mieltä kalvaa epävarmuus kuinka paljon ja missä vaiheessa asiakkaalle uskalletaan lähettää lasku. Toki löytyy myös yrityksiä, joilla laskutus perustuu projektikohtaiseen kassavirtalaskelmaan.
Yrityksesi on joka tapauksessa tehnyt laskelmia tarjousta varten, joten laskelmat kannattaa viedä askeleen pidemmälle ja jakakaa ne aikajanalle. Tässä vielä vinkit projektikohtaisen kassavirtalaskelman laatimiseen:
- Ennusta mahdollisimman tarkasti, kuinka paljon asiantuntijatyötä kuluu kuukausittain tarjottavaan projektiin. Käytä apunasi jo toteutuneiden projektien tuntimääriä ja asiantuntijoiden omia arvioita. Huomioi myös asiantuntijoiden resursointi: jos asiantuntijoilla on monta projektia samaan aikaan käynnissä, kuinka paljon he pystyvät realistisesti työskentelemään projektin parissa?
- Huomioi, mitä muita kuluja (esim. alihankinta, materiaalit) projektille kohdistuu ja milloin.
- Laske jokaisen kuukauden kulut yhteen ja määritä kannattavan tuntihinnan avulla kuukausikohtainen laskutus.
- Mikäli mahdollista, sovi asiakkaan kanssa maksupostitaulukko, joka varmistaa kassavirran kertymisen tasaisesti projektin ajan.
- Mikäli mahdollista, sovi ennakkomaksusta (esim. 10 % urakkasummasta), joka varmistaa rahoituksen riittävyyden etenkin projektin alkuvaiheessa, jolloin projektille alkaa kertyä kuluja ennen laskutusta.
Mitä useammin yrityksesi tekee projektikohtaisen kassavirtalaskelman, sitä todennäköisemmin yrityksen kassavirta pysyy positiivisena ja vältytään kassakriisiltä. Kassavirtalaskelmat eivät kuitenkaan sulje pois aktiivista projektiseurantaa ja ennusteen jatkuvaa päivittämistä. Seurattavia asioita tulisi olla ainakin kate-ennuste, laskutus, toteutuneet kulut ja myynti. Projektien seurantaan ja ennustamiseen on olemassa erilaisia työkaluja, joissa näitä lukuja voidaan seurata tehokkaasti ja ajantasaisesti.
Nykyaikaisista projektihallintajärjestelmistä löytyy myös integraatiot taloushallinnon järjestelmiin ja Business Intelligence -raportointijärjestelmiin, joiden avulla johtamista, päätöksentekoa ja seurantaa voidaan tehostaa entisestään. Kaikista tärkeintä seurannassa on, että mittaristo tukee yrityksesi tavoitteita ja strategiaa ja että yritykselläsi on aito tahtotila hyödyntää tietoa.
Kirjoittaja KHT Arja Kauppinen työskentelee TietoAkselissa Advisor-palveluiden johtajana.
Arja Kauppinen
Johtaja, Advisor-palvelut, KHT
010 3472 890
Herättikö blogiteksti kysymyksiä? Ota yhteyttä TietoAkselin asiantuntijoihin, autamme mielellämme talouden johtamiseen liittyvissä haasteissa! Voit myös tutustua sivuillamme talousjohtamisen kattaviin palveluihimme.