Fyysisesti paikalla, etänä vai hybridinä? Yhtiökokoukseen on nyt vaihtoehtoja
Heinäkuussa 2022 voimaan tullut osakeyhtiölain muutos mahdollistaa, että osakeyhtiön yhtiökokous voidaan, muiden edellytysten täyttyessä, järjestää kolmella eri tavalla. Osakeyhtiön yhtiökokous voidaan pitää
- perinteisesti kokouspaikalla. Haluttaessa voidaan kokousjärjestelyissä hyödyntää muutoksen myötä lakiin sisällytettyjä täydentäviä osallistumiskeinoja
- etäkokouksena tai
- hybridikokouksena
Täydentävät osallistumismuodot perinteiseen yhtiökokoukseen
Hallituksen käyttöön tuli lisävaihtoehtoja ns. perinteisenkin yhtiökokouksen järjestämiseen, sillä hallitus voi päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua lisäksi postin taikka tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta tai kokouksen aikana. Tämä tosin edellyttää, ettei yhtiöjärjestyksessä rajoiteta tai kielletä tällaisen osallistumiskeinon tarjoamista. Hallitus voi päättää, että tässä tarkoitetulla tavalla voi käyttää vain osaa osakkeenomistajan oikeuksista ja että oikeutta voi käyttää vain hallituksen päättämällä tavalla.
Etäkokous
Etäkokouksella tarkoitetaan kokousta lainkaan ilman fyysistä kokouspaikkaa. Tällöin kaikki kokoukseen osallistuvat osakkeenomistajat käyttävät täysimääräisesti päätösvaltaansa ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana. Edellytyksenä etäkokouksen järjestämiselle on, että yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous on järjestettävä tai voidaan järjestää näin. Mikäli yhtiöjärjestykseen halutaan etäkokouksen mahdollistava muutos, päätös muutoksesta on tehtävä määräenemmistöllä yhtiökokouksessa.
Hybridikokous
Hybridikokouksella tarkoitetaan kokousta, johon voi osallistua joko kokouspaikalla tai kokouksen aikana etänä tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla. Tämä ns. hybridimallin vaihtoehto yhtiökokouksen järjestämiselle on yhtiön hallituksen käytettävissä, jollei tätä yhtiöjärjestyksessä rajoiteta tai kielletä.
Hyvä tietää ennen kokousta ja sen aikana
Lisäedellytyksenä etäkokouksen, hybridikokouksen ja yllä mainitun osallistumiskeinon järjestämiselle on se, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Kokoukseen osallistuvina pidetään vain niitä, jotka ovat käyttäneet äänioikeuttaan ennen kokousta tai voivat käyttää äänioikeuttaan kokouksen aikana.
Kokouskutsussa on mainittava osallistumismahdollisuudesta etänä, sen käyttämisen edellytyksistä sekä osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä tarkoitetuista osakkeenomistajan puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista ja siinä noudatettavasta menettelystä.
Mikäli kokouksen aikana ilmenee tietoliikenneyhteyden tai kokouksen järjestämiseen käytettävän muun teknisen apuvälineen toimintahäiriö, joka voi vaikuttaa kokouksen päätösten pätevyyteen ja on syytä olettaa häiriön korjaamisen viivästyttävän kokousta olennaisesti, voi yhtiökokouksen puheenjohtaja päättää kokouksen keskeyttämisestä ja jatkamisesta neljän viikon kuluessa kokouskutsun mukaisesta kokouksen aloitushetkestä. Edellytyksenä tälle on, että keskeytys ja mahdollinen jatkamisen ajankohta ja osallistumiseen mahdollisesti tarvittava uusi tekninen toteutus saatetaan hyvissä ajoin ennen kokouksen jatkamista niiden osakkeenomistajien tietoon, joilla oli oikeus osallistua kokoukseen keskeytyshetkellä.
Edellä kerrottuja vastaavia, ylimmän päättävän elimen kokouksen järjestämismenettelyjä koskevia muutoksia on tehty myös asunto-osakeyhtiölakiin, osuuskuntalakiin ja yhdistyslakiin.
Minna Markkula
Lakimies, VT
010 3372 040
Onko yrityksesi yhtiöjärjestys ajan tasalla?
Asiantuntijamme tarkistavat mielellään, että yrityksesi yhtiöjärjestys palvelee yhtiötä ja sen osakkeenomistajia parhaalla mahdollisella tavalla. Samalla on hyvä tilaisuus päivittää yhtiöjärjestys tarvittaessa muiltakin osin.