Tehot irti sähköisestä taloushallinnosta – 3 vinkkiä
Kirjoitin tämän blogitekstin alun perin vuonna 2015. Nyt reilu pari vuotta myöhemmin taloushallinnon digitaalisuus on jo elintärkeää talouttaan ja liiketoimintaansa menestyksekkäästi hoitavalle yritykselle. Jos et vielä hyödynnä sähköisiä taloushallinnon pilvipalveluja tai koe saavasi järjestelmistä täyttä hyötyä irti, tässä muutama edelleen relevantti vinkki jatkoa ajatellen:
Vinkki 1. Käytä yhtä sähköistä taloushallinnon järjestelmää. Kaikki tieto ja toiminnot löytyvät samasta paikasta.
Sähköinen taloushallinto ei ole uusi juttu. Järjestelmät ja toimintatavat ovat kuitenkin kehittyneet viime vuosina hurjasti eteenpäin. Ennen yrityksen kirjanpitoon liittyvät erilliset osaprosessit hoidettiin monella eri järjestelmällä. Tyypillisesti ostolaskut kierrätettiin omassa järjestelmässään, myyntilaskut tehtiin toisella ja matkalaskut ehkä kolmannella ohjelmalla. Tämä toimintatapa aiheuttaa yrityksille kustannuksia, eikä ole myöskään ajankäytön näkökulmasta tehokas tapa toimia.
Nykyään puhumme mieluummin digitaalisesta taloushallinnosta. Kaikki toiminnot kirjanpidosta laskutukseen voidaan tehdä samassa ympäristössä, tyypillisesti pilvipalveluna, eikä esimerkiksi erillinen laskutusohjelma ole välttämättä tarpeellinen. Järjestelmään kirjautumalla pääsee siis ajasta ja paikasta riippumatta hyväksymään ja maksamaan ostolaskuja ja laatimaan myyntilaskuja muutamia toimintoja mainitakseni.
Lisäksi raportoinnilta ja tiedon analysoinnilta odotetaan enemmän. Nykyiset ratkaisut tarjoavat reaaliaikaista tietoa johtamisen tueksi. Esimerkiksi skaalautuvilla raporteilla on mahdollista porautua aina yksittäiseen tositteeseen asti niin halutessasi.
Vinkki 2. Sitoudu sähköisten työkalujen käyttöön ja kouluta henkilökuntaa riittävästi.
Digitaalinen taloushallinto on osaavissa käsissä kätevä johtamisväline, edut ovat selkeät ja ne konkretisoituvat nopeasti siihen siirryttäessä. On kuitenkin hyvä muistaa, ettei pelkkä työkalujen hankkiminen tuo automaattisesti etua. Työkaluja on myös osattava käyttää.
Yksi yritysten isoimmista haasteista sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä liittyykin osaamiseen. Panostaminen käyttäjien kouluttamiseen ja sitouttamiseen kannattaa aina tehdä kunnolla.
Vinkki 3. Valitse osaava ja kokenut toimija taloushallinnon kumppaniksi.
Meillä tilitoimistossa digitaalinen taloushallinto on työkalu päivittäisen työn hoitamiseen – on sekä meidän että asiakkaidemme etu operoida työkaluilla, jotka vastaavat nykyisiä taloushallinnon tarpeita.
Vuosien kokemus digitaalisen taloushallinnon prosesseista sekä yhteistyö ohjelmistotoimittajien kanssa ovat opettaneet asioita, joita kannattaa arvostaa ohjelmistoa valittaessa ja siirtymävaiheen toteuttamisessa.
Kokenut yhteistyökumppani auttaa käyttöönotossa, henkilöstön kouluttamisessa ja mahdollisissa järjestelmien välisissä integraatioissa. Osaamme myös arvioida mitkä ratkaisut toimivat asiakkaan ja tilitoimiston yhteiskäytössä tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti.
TietoAkselin kumppaneina digitaalisessa taloushallinnossa toimivat muun muassa Procountor ja Lemonsoft. Procountorin avulla yrityksen taloushallinto voidaan digitalisoida täysin. TietoAkseli on Procountorin platina-partneri osoittaen digitaalisen taloushallinnon edelläkävijyyttä ja kykyä palvella asiakkaita laadukkaasti. Olemme myös Lemonsoft-toiminnanohjauksen virallinen yhteistyökumppani ja jälleenmyyjä.
Kirjoittaja Henri Lehtinen toimii palvelupäällikkönä ja tiiminvetäjänä TietoAkselin talouspalveluissa.
Blogiteksti on julkaistu alun perin 9.7.2015 ja sitä on päivitetty 13.11.2017.