Tilinpäätös lähestyy – näin valmistaudut sujuvaan vuodenvaihteeseen
Vuodenvaihde tuo monelle yritykselle mukanaan tilinpäätöksen. Vaikka varsinainen tilinpäätös laaditaan vasta tilikauden päätyttyä, siihen kannattaa valmistautua jo hyvissä ajoin.
Sujuva tilinpäätös syntyy asiakkaan ja kirjanpitäjän yhteistyönä. Kun tärkeistä asioista keskustellaan etukäteen, aikataulu sovitaan yhdessä ja tarvittavat aineistot toimitetaan ajallaan, tilinpäätöstyö pääsee etenemään ilman tarpeettomia viivästyksiä.
Tilikausitapaamisessa valmistaudutaan yhdessä tulevaan
Yksi tärkeimmistä hetkistä tilinpäätökseen valmistautumisessa on kirjanpitäjän kanssa käytävä tilikausitapaaminen. Tapaamisessa katsotaan yhdessä päättyvää tilikautta ja keskustellaan yrityksen tilanteesta sekä tulevaisuuden suunnitelmista.
Samalla käydään läpi tilinpäätökseen vaikuttavat olennaiset asiat, tarvittavat aineistot ja tulevan tilinpäätöksen aikataulu. Tilikausitapaamiseen kannattaa valmistautua myös itse. Pohdi etukäteen, mitä sellaista yrityksessäsi on vuoden aikana tapahtunut, mistä kirjanpitäjän olisi hyvä tietää.
Kerro aktiivisesti yrityksesi tilanteesta
Kirjanpitäjä näkee paljon yrityksen tilanteesta kirjanpidon lukujen perusteella, mutta kaikkea eivät numerot kerro. Siksi asiakkaan aktiivinen osallistuminen on tärkeää.
Kerro tapaamisessa esimerkiksi, jos:
- liiketoiminnassa on tapahtunut tai on tulossa olennaisia muutoksia
- yritys on tehnyt tai suunnittelee merkittäviä investointeja
- yrityksellä on keskeneräisiä töitä tai projekteja
- saataviin tai velkoihin liittyy tavallisuudesta poikkeavia asioita
- loppuvuoteen liittyy esimerkiksi bonus- tai muita henkilöstöasioita
- yrityksellä on suunnitelmia osingonjaosta
- tiedossa on muita yrityksen talouteen tai tulevaisuuteen vaikuttavia muutoksia.
Nämä ovat myös niitä aiheita, joita tilinpäätöksen valmistelussa ja tilikausitapaamisessa käydään läpi. Hyvä nyrkkisääntö on: jos mietit, pitäisikö jostakin asiasta kertoa kirjanpitäjälle, siitä kannattaa kertoa. Kirjanpitäjä osaa arvioida, onko asialla vaikutusta tilinpäätökseen tai verotukseen.
Kerro, milloin tarvitset valmiin tilinpäätöksen
Tilinpäätöksen valmistumiselle sovitaan aikataulu yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Tässä yhteydessä myös asiakkaan omat tarpeet ovat tärkeitä. Jos tiedät tarvitsevasi valmiin tilinpäätöksen tiettyyn ajankohtaan mennessä, kerro siitä mahdollisimman aikaisin. Tilinpäätöstä voi tarvita esimerkiksi pankki tai muu yrityksen sidosryhmä.
Myös mahdollinen tilintarkastus vaikuttaa kokonaisaikatauluun. Jos sinulla ei ole erityistä toivetta tilinpäätöksen valmistumisajankohdasta, aikataulu sovitaan kirjanpitäjän kanssa niin, että veroilmoitus ehditään laatia hyvissä ajoin ennen määräpäivää.
Jos yrityksesi tilinpäätös tarkastetaan, sovitun aikataulun sopivuus varmistetaan myös tilintarkastajalta. Jos tilintarkastus edellyttää muutoksia aikatauluun, sovimme niistä yhdessä. Kun tavoiteaikataulu on tiedossa ajoissa, voidaan samalla sopia, milloin tilinpäätöstä varten tarvittavat aineistot tulee toimittaa.
Toimita pyydetyt aineistot sovitussa aikataulussa
Yksi tärkeimmistä asioista, joilla asiakkaana voit vaikuttaa tilinpäätöksen sujuvuuteen, on tarvittavien aineistojen toimittaminen sovittuun määräpäivään mennessä. Tarvittava aineisto vaihtelee yrityksittäin. Kirjanpitäjä käy kanssasi läpi, mitä juuri sinun yrityksesi tilinpäätöstä varten tarvitaan.
Kyse voi olla esimerkiksi:
- varastoon liittyvistä tiedoista
- lainoihin, saamisiin tai velkoihin liittyvistä selvityksistä
- sijoituksia koskevista tiedoista
- vuokrasopimuksista ja vuokravastuista
- velkakirjoista
- tukipäätöksistä
- palkanlaskentaan liittyvistä tiedoista
- muista tilikauden tapahtumia koskevista selvityksistä.
Kaikkea tätä ei tarvita jokaiselta yritykseltä. Olennaista on toimittaa oman kirjanpitäjän pyytämät aineistot kokonaisuudessaan ja sovittuun aikaan. Jos huomaat, että jonkin aineiston toimittaminen viivästyy, ota mahdollisimman pian yhteyttä kirjanpitäjääsi. Näin mahdollisista aikataulumuutoksista voidaan sopia yhdessä.
Pidä yhteyttä myös tilinpäätöksen aikana
Vaikka tilinpäätökseen olisi valmistauduttu hyvin, työn aikana voi tulla vastaan asioita, joihin kirjanpitäjä tarvitsee asiakkaalta lisätietoa, selvityksen tai hyväksynnän. Näihin kysymyksiin kannattaa vastata mahdollisimman pian. Mitä nopeammin avoimet asiat saadaan selvitettyä, sitä sujuvammin tilinpäätöksen laatiminen pääsee jatkumaan.
Samalla kannattaa muistaa, että yhteydenpito toimii molempiin suuntiin. Jos yrityksessä tapahtuu tilikauden päättymisen jälkeen jotakin, jonka arvelet voivan vaikuttaa tilinpäätökseen, kerro siitä kirjanpitäjällesi.
Neljä asiaa, joilla helpotat tilinpäätöksen valmistumista
Lopulta tilinpäätökseen valmistautuminen on hyvin käytännönläheistä:
1. Osallistu tilikausitapaamiseen
Varaa aikaa yhteiselle keskustelulle ja tilinpäätöksen suunnittelulle.
2. Tuo asioita aktiivisesti esille
Kerro yrityksesi tilanteesta, vuoden aikana tapahtuneista muutoksista ja
tulevaisuuden suunnitelmista. Kysy rohkeasti myös asioista, joista olet epävarma.
3. Kerro aikataulutoiveesi
Jos tarvitset tilinpäätöksen tiettyyn ajankohtaan mennessä, tuo se esille hyvissä
ajoin. Informoi mahdolliset muutokset sovittuun aikatauluun viipymättä.
4. Toimita pyydetyt aineistot sovitusti
Huolehdi, että kirjanpitäjän pyytämät tiedot ja aineistot ovat käytettävissä sovittuna
ajankohtana.
Hyvä tilinpäätös tehdään yhdessä
Tilinpäätökseen valmistautuminen ei tarkoita asiakkaalle pitkää tehtävälistaa. Tärkeintä on aktiivinen yhteistyö oman kirjanpitäjän kanssa. Sinä tunnet yrityksesi ja sen tapahtumat. Kirjanpitäjäsi tuntee taloushallinnon ja osaa auttaa tunnistamaan, mitä asioita tilinpäätöksessä tulee huomioida. Kun tieto kulkee, aikatauluista sovitaan yhdessä ja tarvittavat aineistot ovat käytettävissä