Laatu säästää aikaa ja vähentää turhaa työtä
Aikaa ja rahaa kuluu, mutta tuloksia ei synny. Kertaalleen tehtyä työtä korjataan kerran tai useamminkin. Kuulostaako tutulta? Jos näin on, voisi olla hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään kuinka työtä oikein tehdään. Työhön käytetty aika ei ole aina suorassa suhteessa työn tulosten laatuun. On syytä pohtia onko työskentelyprosessin suunnitteluun kiinnitetty riittävästi huomiota ja prosessin vaiheet mietitty niin, että prosessin lopputuloksena syntyy laadukas lopputuote?
Laatutavoitteet selviksi
Laatu on yhden määritelmän mukaan sitä, että tuotteen ominaisuudet täyttävät sille asetetut vaatimukset. Asiakas odottaa saavansa yritykseltä laadukasta palvelua tai laadukkaan tuotteen. Hän haluaa vastinetta rahoilleen. Siksi yrityksen kannattaa miettiä omat laatutavoitteensa ja vaatimukset, jotka se haluaa omien tuotteidensa tai palveluidensa täyttävän. Laatutavoitteisiin vaikuttavat myös käytettävissä olevat resurssit ja osaamisen taso. Jos laatutavoitteisiin ei päästä, on joko tingittävä tavoitteista tai kehitettävä toimintaa yhä paremmaksi.
Neljä ydinkysymystä prosessien kuvaamiseen
Prosessi on sarja toimenpiteitä, joilla päästään haluttuun lopputulokseen. Laadukas työnjälki syntyy hyvin suunniteltujen prosessien pohjalta. Jokaisen yrityksen on hyvä kuvata omat ydinprosessinsa, niitä ei voi sellaisenaan kopioida yritykseltä toiselle. Prosessin vaiheet on hyvä konkretisoida kirjoittamalla ne auki tai piirtämällä vaikkapa kaavio prosessin etenemisestä. Seuraavat neljä ydinkysymystä auttavat prosessin kuvaamisessa:
- Kuka tekee?
- Mitä tekee?
- Miksi tekee?
- Milloin tekee?
Jos prosessin eri vaiheisiin osallistuu useita osapuolia, yhdessä auki kirjoitettu kuvaus auttaa jokaista hahmottamaan oman roolinsa prosessin kulussa. Usein jo prosessin läpikäynti yhdessä keskustellen paljastaa monia parannusmahdollisuuksia, joilla prosessia saadaan tehokkaammaksi. Prosessien suunnittelussa kannattaa muistaa myös hyötysuhde. Merkitykseltään vähäpätöistä prosessia ei kannata kehittää liiaksi, eikä kaikkia yksityiskohtia kannata ottaa huomioon, etteivät prosessin aiheuttamat kustannukset tai läpimenoaika karkaa käsistä.
Prosessien ylläpito on jatkuvaa kehittämistä
Yritysten toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti ja yritysten toiminnan täytyy mukautua siihen. Tästä syystä myös prosessit vaativat kehittämistä. Prosessien jatkuvan parantamisen apuna voidaan käyttää esimerkiksi PDCA-mallia (Plan-Do-Check-Act). PDCA-mallin mukaan aluksi prosessi suunnitellaan (Plan), jonka jälkeen se toteutetaan (Do). Toteutuksen jälkeen prosessin toimintaa arvioidaan (Check) ja arvioinnin perusteella tehdään tarvittavat muutokset (Act). PDCA-sykli on luonteeltaan jatkuva, vaikka syklin läpimenoaika vaihtelee prosesseittain.
Yksinkertainen on kaunista
Prosessien kehittämisessä on hyvä huomioida esimerkiksi asiakkailta tai henkilöstöltä saatava palaute. Jos jokin toimintatapa tai prosessi tuntuu vaikealta, luultavasti se on vaikea ja sen tarkoituksenmukaisuutta on syytä tarkastella uudelleen. Laatu ei nimittäin ole synonyymi byrokratialle tai tehottomuudelle, päinvastoin. Hyvin suunniteltujen prosessien ansiosta:
- Virheiden määrä vähenee
- Työn ja lopputuloksen laatu paranee
- Aikaa ja rahaa säästyy
- Asiakastyytyväisyys paranee
- Henkilöstön tyytyväisyys paranee
- Kannattavuus paranee
Yrityksen prosessien suunnitteluun käytetty hetki maksaa itsensä takaisin, kun aikaa ei kulu turhaan tekemiseen eikä asioita tehdä liian vaikeasti. Siksi prosessien kehittäminen ja laatutyö kannattaa ottaa osaksi yrityksen jokapäiväistä työkulttuuria.
KTM Veera Viippola työskentelee TietoAkselissa kehityspäällikkönä.