Kevätsiivous konmarituksen tahtiin – ota nämä 5 lisäarvon lähdettä käyttöön yrityksessäsi!
Veikö tilinpäätöskausi kaikki mehut? Joko kesälomat ovat mielessä? Tuottaako yrityksenne jokainen osa iloa ja lisäarvoa? Kyllä, kyllä ja kyl…lähän se on niin, että pitääpä tarkistaa. Kotitalouksissa kevät on tunnetusti siivouksen suuraikaa. Töitä ei suositella kannettavaksi kotiin, mutta tuodaanpa tällä kertaa kodin opit töihin.
Viime vuosikymmenellä siivousoppia kartutettiin eritoten KonMari-ideologiasta. Viime vuosikymmenellä konmaritus nousi ilmiöksi, kun Marie Kondo opetti meidät järjestämään tavaroita tunteiden, ei huoneiden mukaan. Koti käydään läpi viiden kategorian kautta: vaatteet, kirjat, paperit, komono (sekalaista tavaraa) ja tunnearvoiset esineet. Kullekin kategorialle on löydettävissä yritysten arjessa sopiva vastinpari kera kysymyksen ja toimenpiteen, joilla lisäarvoa saadaan siistittyä esille.
1. Vaatteet = Päivittäiset työprosessit
Konmaritus alkaa vaatteista, koska ne ovat yksilöllisiä mutta helposti lajiteltavia – aivan kuten yrityksen päivittäiset työprosessit. Prosessien mallintaminen pakottaa yritykset tunnistamaan niiden kokoluokat. Kun prosessien sekamelskasta nostetaan esiin tuottavimmat vaiheet ja heitetään tehottomat narikkaan, ollaan konmarituksen ytimessä. Näin siivotaan tilaa aidoille tuloksille eli toteutetaan konmaritusta parhaalla mahdollisella tavalla.
- Kysymys: Mitkä työprosessit tuottavat aidosti arvoa?
- Toimenpide: Karsitaan tehottomia rutiineja, automatisoidaan ja keskitytään olennaiseen.
2. Kirjat = Tiedonhallinta ja dokumentaatio
Toinen kategoria eli kirjat edustavat parasta tiedon ja oppimisen antia. Yrityksissä kirjojen vastineita ovat dokumentaatiot, tietokannat ja raportit. Yritysten näkökulmasta keskeistä on varmistaa, että tieto todella palvelee tarpeita. Talousjohtamisessa tällä tarkoitetaan oikeanlaista järkeä sisäiseen laskentaan, ymmärrystä talouden syvimmästä ja tukea erityistilanteisiin.
- Kysymys: Mitä tietoa todella tarvitaan ja käytetään?
- Toimenpide: Yksinkertaistetaan raportointia, poistetaan vanhentunutta tietoa ja keskitytään relevanttiin sisältöön.
3. Paperit = Sähköpostit, laskut, sopimukset ja byrokratia
Urakan puolivälissä eteen tulee väistämättä myös paperisota. Kondon versiossa paperit nähdään hallinnollisen kuorman lähteenä, kun taas yritysmaailmassa vastaavaa kuormittavuutta syntyy sähköposteista, laskuista, sopimuksista ja muista hallinnollisista asiakirjoista. Digitalisaatio on luonnollisesti helpottanut asiakirjojen säilytystä, muttei poistanut niiden organisointitarvetta. Markkinaympäristö on tätä nykyä täynnä ulkoisia muutostekijöitä, jotka eivät kaipaa osakseen yrityksen epäorganisoitua sisäkehää. Konmarituksella on tarvittava voima seesteisen hallinnoinnin takaamiseksi.
- Kysymys: Mitkä dokumentit ovat oikeasti tarpeellisia?
- Toimenpide: Käytetään sähköisiä järjestelmiä, poistetaan turhaa byrokratiaa ja luodaan selkeä tiedonhallintakulttuuri.
4. Komono = Työkalut, teknologia ja järjestelmät
Komonolla tarkoitetaan perinteisessä konmarituksessa kodin sekalaisia esineitä ja tavaroita aina keittiötarvikkeista pienelektroniikkaan. Yritysmaailman verrokeiksi pystytään tunnistamaan käytössä olevat työkalut, ohjelmistot ja järjestelmät. Kategorian kirjo on laaja, mikä automaattisesti haastavoittaa perkuutyötä. Läpikäynnissä on oleellista saada käyttäjien ääni kuuluviin, jolloin kategoriaa koskeva päätöksenteko saadaan ankkuroitua totuuden äärelle. Kokemuksemme ansiosta olemme päässeet työskentelemään monenlaisten yritysten ja niiden järjestelmien parissa – miksei myös tulevaisuudessa teidänkin?
- Kysymys: Ovatko kaikki nykyiset työkalut tarpeellisia ja tehokkaita?
- Toimenpide: Poistetaan päällekkäisiä tai tehottomia järjestelmiä ja keskitytään toimiviin ratkaisuihin.
5. Tunnearvoiset esineet = Yrityskulttuuri, arvot ja brändi
Konmarituksen päätteeksi syyniin laitetaan kodeissa esineet, joilla on eniten tunnearvoa ja jotka ovat kantajilleen hyvin henkilökohtaisia. Tällaisia tavaroita ovat esimerkiksi valokuvat, kirjeet ja lahjat. Sijainti lajitteluketjun hännillä ei ole sattumaa, sillä kyseiset esineet tarvitsevat kokenutta järjestelijää. Yrityskulttuuri, arvot ja brändi ovat yritysten vastine perinteisen konmarituksen päätösvaiheelle. Nämä herättävät tunteita niin yrityksen työntekijöissä kuin sen sidosryhmissä. Mikäli syntyneet mielikuvat ovat positiivissävytteisiä, on kyseessä valtava lisäarvon luoja.
- Kysymys: Mitkä arvot ja perinteet todella tuovat merkitystä ja sitoutumista?
- Toimenpide: Vahvistetaan merkityksellisiä käytäntöjä ja karsitaan vanhentuneita toimintamalleja.
Näin yrityksenne kevätsiivous pääsee kunnolla vauhtiin ja samalla toivottavasti löytyvät myös vastaukset lisäarvon ydinkysymyksiin. Siivouksen yhteydessä esitetyt kysymykset eivät ole kertakäyttöisiä, vaan ne kannattaa jättää ilmaan myös tulevia kausisiivouksia varten. Nousevan auringon maasta lähtöisen konmarituksen ottaminen repertuaariin takaa, että aurinko nousee jatkossa teidänkin yrityksessänne – kirkkaampana ja lisäarvoisempana kuin koskaan.
Joonas Juolevi
Business Advisor
Business Advisorina TietoAkselilla työskentelevä KTM Joonas Juolevi on yritysten jatkuvasta kehittymisestä inspiroituva talouden ammattilainen.
Haluaisitko keskustella yrityksenne lisäarvojen lähteistä? Ota yhteyttä, asiantuntijamme auttavat mielellään!