Menestystarina: Viestintätoimisto Pohjoisranta

Pohjoisranta on maineenhallintaan ja viestintään erikoistunut liikkeenjohdon konsulttitoimisto. Yrityksen palveluihin kuuluvat maineenhallinnan ja viestinnän konsultointi, tutkimus ja analysointi, operatiiviset viestintäpalvelut sekä viestinnän ulkoistusratkaisut. Yrityksen liikevaihto on noin 4,5 miljoonaa euroa ja sen palveluksessa työskentelee yli 30 henkilöä. Pohjoisranta on osa globaalia Burson-Marsteller-ketjua, jolla on 1 600 ammattilaista lähes 100 maassa.

Viestintätoimisto Pohjoisranta on tyytyväinen TietoAkseli-tilitoimiston ja ValueFrame-toiminnanohjausjärjestelmän toimivaan linkkiin.

Liikkeenjohdon konsulttitoimisto Pohjoisranta luottaa tiiviiseen organisaatioon ja ulkoistettuihin palveluihin. Toiminnanohjausjärjestelmää käytetään verkkoselaimilla ja taloushallinto on valtaosin ulkoistettu tilitoimiston osaaviin käsiin. ”Kustannustehokkuuden ja tietotason näkökulmasta ulkoistus on tämän kokoiselle yritykselle ehdoton juttu”, maineenhallintaan erikoistuneen Pohjoisrannan toimitusjohtaja Jouni Heinonen toteaa.

Toiminnanohjausjärjestelmänä Pohjoisranta käyttää ValueFramea. Järjestelmä on vaikuttanut koko työn tekemisen tapaan, konsulttien tasolla taas eri projekteissa huomioon otettaviin asioihin. ”Se on vaikuttanut kaikkeen toimintaan, puhumattakaan taloudellisista ja strategisista tavoitteista. Johdon kannalta tärkeintä on, että olemme oikeiden analyysityökalujen avulla pystyneet parantamaan kannattavuutta,” Heinonen sanoo.

Uutta näkökulmaa projektien hallintaan

Heinosen mukaan uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankkimisen taustalla oli tarve kannattavuusseurannan parantamiseen niin projekti-, asiakas- kuin työntekijäkohtaisestikin.

”Aiempi järjestelmämme oli keskittynyt tuntiseurantaan ja siitä saatiin aika alkeellisia analyysejä. ValueFramen avulla saimme työkaluja, joiden avulla kannattavuutta voi tarkastella eri kulmista”, Heinonen kertoo. Kannattavuuden lisäksi uutta tehoa on löytynyt projektinhallintaan ja johtamiseen. ValueFramen tietojen avulla jokaisen työntekijän on helpompi ymmärtää tehokkuusnäkökulma, josta syntyy nopeaa ja selkeää hyötyä myös asiakkaille. Jokainen Pohjoisrannan 26 työntekijästä käyttää ValueFramea. Heinonen huomauttaa, että uuden järjestelmän käyttöönotto ei tapahdu päivässä.

”Meilläkin on vienyt aikaa opetteleminen ja koko filosofian ymmärryksen saavuttaminen. Kohtuunopeasti se sitten saatiin sille tasolle, että hyödyt saatiin jokaisen kohdalle näkymään”, Heinonen kertoo. ValueFramen valintaan Pohjoisranta päättyi esikarsinnan myötä. Lopullisen valinnan ratkaisi kokemus asiantuntijaorganisaatioiden näkökulmasta.

Tilitoimiston rooli on kasvanut

Yrityksen kasvun myötä ValueFrame-yhteistyö sai jatkoa tilitoimistokumppanuuden vaihtumisesta. Pohjoisranta siirtyi TietoAkselin asiakkaaksi syksyllä 2006, kun ValueFramen käyttöönotto oli onnistuneesti toteutettu saman vuoden keväällä. Lähtökohtana oli vaatimustason nouseminen. Valinta päättyi referenssien kautta TietoAkseliin.

”Pohjoisranta oli kovassa kasvussa ja se aiheutti uusia haasteita taloushallinnolle. Tarvitsimme tilitoimistokumppaniltamme konsultatiivisempaa otetta sekä monipuolista, reaaliaikaista raportointia. Huomattava parannus raportointia ja omien resurssiemme käyttöä ajatellen oli se, että tietoa voitiin siirtää suoraan Value-Framen kautta tilitoimistoon. Tärkeä kriteeri TietoAkselin valinnassa oli, että heiltä löytyy usean eri taloushallinnon osa-alueen asiantuntijoita. Nyt kun pari vuotta on kulunut, olemme huomanneet että ratkaisu on todella hyvä”, Heinonen toteaa.

Heinosen mukaan asioiden hoitaminen on helpottunut ja ymmärrys puolin ja toisin lisääntynyt, kun tilitoimisto tuntee toiminnanohjausjärjestelmän hyvin ja saa tietoja suoraan järjestelmästä.

Heinonen korostaa, että prosessin myötä tilitoimiston rooli Pohjoisrannan kumppanina on muuttunut. Tilitoimiston työ on entistä konsultoivampaa ja pyrkii asiakkaan toiminnan parantamiseen. ”Esimerkiksi kansainvälistymiseen liittyvistä asioista on tarvittu asiantuntevaa keskustelukumppania”, Heinonen kertoo. Tämä kaikki on tapahtunut vielä niin, että tarkkuus ja virheet ovat vähentyneet verrattuna aikaisempaan toimijaan.

Pohjoisranta on alusta lähtien nähnyt, että taloon ei hankita taloushallinnon erikoisosaamista, vaan pyritään lähes täydelliseen ulkoistukseen. Yli neljän miljoonan euron liikevaihtoa tekevässä yrityksessä vain yksi ihminen keskittyy taloushallintoon täyspäiväisesti.

Sähköinen laskutus on nykyaikaa

Nykyisten vaatimusten mukaisesti myös Pohjoisrannassa on siirrytty sähköiseen laskutukseen ja sähköiseen ostolaskujen kierrätykseen.

”Yhä useampi asiakkaistamme vastaanottaa vain sähköisiä laskuja, joten siirryimme sähköiseen laskutukseen vuonna 2009. Lisäksi otimme käyttöön sähköisen ostolaskujen kierrätysjärjestelmän ja ohjasimme mahdolliset paperilaskut suoraan TietoAkseliin. Tämä on vähentänyt huomattavasti paperin määrää toimistossamme sekä paperiliikennettä Pohjoisrannan ja TietoAkselin välillä. Samalla säästyy omia resurssejamme”, Heinonen toteaa.

Lue Pohjoisrannan menestystarina pdf-muodossa klikkaamalla alla olevaa linkkiä!

• Kannattavuus kohdalleen ja projektit haltuun (pdf 591 kt)